Interne vs. externe IT: der ehrliche Vergleich

Interne vs. externe IT: Fast jede Geschäftsführung im Mittelstand landet früher oder später bei dieser Frage – stellen wir jemanden für die IT ein oder geben wir sie in externe Hände? Meist entscheidet ein Zufall: Der langjährige „Computer-Mensch” geht in Rente, ein Sicherheitsvorfall erschreckt alle, oder eine Bewerbung flattert herein. Dieser Artikel liefert die nüchterne Grundlage – mit echten Zahlen, einem Entscheidungsbaum und einem dritten Weg, den viele übersehen.

Interne vs. externe IT: die ehrliche Kurzfassung

Interne IT bedeutet: festangestellte Personen betreuen Ihre Systeme. Volle Nähe, volle Kontrolle – aber volle Fixkosten und ein Klumpenrisiko, wenn diese Person ausfällt.

Externe IT bedeutet: ein spezialisierter Dienstleister übernimmt Betrieb, Support und Sicherheit gegen eine planbare Monatspauschale. Kein Recruiting, keine Vakanz-Lücke, ein Team statt einer einzelnen Fachkraft – dafür weniger physische Nähe und die Pflicht, sauber zu dokumentieren, wer was darf.

Ob interne oder externe IT passt, entscheidet sich selten am Modell, sondern an Größe, Komplexität – und daran, ob die wahren Kosten der internen Variante ehrlich gerechnet wurden. Tiefer dröselt das der Ratgeber eigene IT-Abteilung aufbauen oder auslagern auf.

Inhouse IT, IT-Outsourcing, Co-Managed: die Begriffe sauber getrennt

Drei Begriffe fallen in solchen Gesprächen ständig, meinen aber Unterschiedliches:

Inhouse IT heißt: festangestellte IT-Mitarbeiter, also eine eigene interne IT-Abteilung. Die IT-Abteilung eines Unternehmens mit 60 Mitarbeitenden besteht in der Praxis meist aus einer einzigen Person; interne IT-Abteilungen mit echter Spezialisierung beginnen erst deutlich darüber.

IT-Outsourcing meint die Auslagerung der IT an externe Dienstleister. Klassisch war damit die vollständige Abgabe inklusive Rechenzentrum gemeint. Heute läuft das Outsourcing der IT im Mittelstand fast immer als Managed Services: definierte externe IT-Services pro Arbeitsplatz, feste Monatspauschale, dokumentierte Reaktionszeiten – IT-Infrastruktur, Daten und Lizenzen bleiben Ihr Eigentum.

Co-Managed IT ist das hybride Modell dazwischen: Eine interne Stelle und ein externer Dienstleister teilen sich die Arbeit nach klar geschnittenen Zuständigkeiten.

Wie viele Unternehmen überhaupt eigene IT beschäftigen

Eigene IT-Fachkräfte sind im deutschen Mittelstand die Ausnahme, nicht die Regel. Nach der Erhebung des Statistischen Bundesamts zur Nutzung von Informations- und Kommunikationstechnologien beschäftigten 2024 nur 23 Prozent der Unternehmen mit mindestens zehn Beschäftigten eigene IT-Fachkräfte. Gut drei Viertel decken ihre IT anders ab: über Dienstleister, über jemanden, der es „nebenbei” macht, oder gar nicht.

Und wer einstellen will, kommt oft nicht zum Zug: 12 Prozent der Unternehmen hatten 2023 IT-Stellen ausgeschrieben – 72 Prozent von ihnen hatten Schwierigkeiten, sie zu besetzen, 80 Prozent davon mangels Bewerbungen. Es hakt also nicht an Gehaltsvorstellungen, sondern daran, dass sich schlicht niemand meldet.

Diese drei Zahlen verschieben die Ausgangsfrage. Für kleine und mittlere Unternehmen lautet sie nicht „intern oder extern?”, sondern: „Bekommen wir überhaupt jemanden – und was tun wir bis dahin?”

Was interne IT wirklich kostet

Der häufigste Denkfehler: Man rechnet die interne IT-Kraft mit ihrem Bruttogehalt. Doch das Bruttogehalt ist nur ein Teil der Rechnung. Laut Stepstone liegt das Median-Gehalt eines IT-Administrators 2026 bei rund 44.700 €, erfahrene Systemadministratoren erreichen nach zehn Jahren im Schnitt 60.500 € (kununu, Stand 2026). Dazu kommen Positionen, die in keiner Stellenanzeige stehen:

Diese Vollkosten sind der Maßstab für jede Alternative. Sie kaufen genau eine Person mit einem Erfahrungsschatz – für Helpdesk, Server, Netzwerk, Microsoft 365, Datenschutz und Cybersecurity gleichzeitig. Ein Feld kommt zwangsläufig zu kurz.

Dazu kommt das Klumpenrisiko: Fällt die eine IT-Person aus – Krankheit, Kündigung, Urlaub in der falschen Woche –, bleiben IT-Probleme liegen und das Wissen steht still. Wie daraus ein Dauerzustand wird, zeigt „IT-Verantwortlicher überlastet”; Kostenpunkte im Detail stehen in IT auslagern: Kosten realistisch kalkulieren.

Das Zitat beschreibt einen externen Anbieter, doch bei einer internen Ein-Personen-IT wirkt derselbe Mechanismus: Entscheidend ist nicht, wo das Wissen sitzt, sondern ob es auf mehr als einem Kopf liegt.

Was externe IT kostet – und was oft übersehen wird

Externe IT-Dienstleister rechnen fast immer pro Arbeitsplatz und Monat ab. kjello ist die IT-Abteilung als Service für den Mittelstand — ein Self-Service-Portal für On-/Offboarding, Geräte-Management und IT-Support, betrieben vom Hamburger Systemhaus hagel IT (seit 2004). Der laufende Betrieb beginnt bei 29 € pro Arbeitsplatz und Monat: Portal, Support, On- und Offboarding, Geräte- und Inventar-Management, Konten- und Software-Verwaltung. Bei 30 Arbeitsplätzen sind das rund 10.400 € pro Jahr – ein Bruchteil einer internen Vollzeitstelle. Alle Positionen stehen offen auf der Preisseite.

Zur Ehrlichkeit gehört die andere Seite: Spezialmodule wie Firewall, Backup, Telefonie oder erweiterter Virenschutz (bei kjello 10 € pro Arbeitsplatz und Monat) buchen Sie nach Bedarf dazu, sie stecken nicht im Grundpreis; Microsoft-365-Lizenzen kommen zum Lizenzpreis hinzu. Größere Vorhaben wie eine Migration laufen als eigenes Projekt – bei kjello mit gedeckeltem Tagessatz statt offener Stundenzettel.

Der Vorteil: Die Rechnung skaliert mit Ihnen statt mit einer Stelle, die bei 15 Mitarbeitenden überdimensioniert und bei 120 überlastet ist. Richtwerte je Kopf stehen in der Übersicht der IT-Kosten pro Mitarbeiter, die Rechnung für Ihre Größe macht der IT-Kosten-Rechner.

Flexibilität, Effizienz und Expertise: was sich im Betrieb ändert

Der Kostenvergleich ist nur die halbe Antwort. Im Alltag entscheidet, wie ein Modell auf Veränderung reagiert.

Flexibilität und Skalierbarkeit. Eine Pauschale pro Arbeitsplatz ist in beide Richtungen flexibel: Fünf neue Kolleginnen im Sommer kosten fünf Pauschalen mehr, ein Standortabbau senkt die Rechnung im Folgemonat. Eine interne Stelle ist ein Fixum – sie lässt sich weder halbieren noch für drei Monate verdoppeln.

Effizienz durch Standardisierung. Externe Dienstleister betreiben viele Kunden auf denselben Bausteinen: gleiche Geräte-Images, Software-Bundles, Runbooks für wiederkehrende IT-Probleme. Deshalb ist ein Onboarding im kjello-Portal eine Formularstrecke von Minuten statt eines halben Arbeitstags, und die erste Rückmeldung auf eine Anfrage liegt im Schnitt bei vier Minuten. Effizient wird das aber erst, wenn Zuständigkeiten, Konten und Geräte dokumentiert sind – bei gewachsenen Landschaften steckt genau darin der Aufwand der ersten Wochen.

Expertise statt Einzelkopf. Firewall, Microsoft 365, Backup und EDR sind je ein eigenes Fachgebiet mit eigener Entwicklungsgeschwindigkeit. Ein Dienstleister stellt dafür externe Experten nebeneinander; ein einzelner IT-Mitarbeiter kann realistisch zwei dieser Felder aktuell halten, nicht vier.