IT-Budget planen: der Teil des Haushalts, der sich selbst kennt
IT-Kosten sind die planbarsten Kosten im Unternehmen — und werden trotzdem am seltensten geplant. Woran das liegt und wie ein belastbares IT-Budget in einer Stunde entsteht.
- Der größte Teil der IT-Ausgaben ist wiederkehrend — diese Beträge stehen also bereits fest, bevor jemand zu planen beginnt.
- Geplant wird trotzdem selten, weil die Beträge auf viele kleine Anbieter verteilt sind und in keiner Auswertung zusammengefasst erscheinen.
- Der schnellste Weg zum Budget führt nicht über Angebote, sondern über den Kontoauszug der letzten zwölf Monate.
- Zwei Kostenarten werden fast immer vergessen: die jährlichen Verlängerungen und die Beträge, die pro Kopf mitwachsen.
- kjello rechnet je Nutzer ab — dadurch ist die Kostenzeile eine Multiplikation und keine Schätzung.
Es gibt eine Frage, die in jeder Budgetrunde fällt und selten sauber beantwortet wird: Was kostet unsere IT nächstes Jahr?
Das Merkwürdige daran ist, dass die Antwort schon feststeht. IT-Kosten sind zum weit überwiegenden Teil wiederkehrend — sie sind bereits vereinbart, bevor jemand zu planen beginnt. Trotzdem gehören sie zu den Positionen, die am häufigsten geschätzt statt gerechnet werden.
Warum die planbarsten Kosten am schlechtesten geplant sind
Der Grund ist nicht Nachlässigkeit, sondern Verteilung.
Die Beträge verteilen sich auf viele Anbieter, und jeder einzelne ist klein genug, um niemandem aufzufallen: neunzehn Euro hier, achtundvierzig dort, einmal im Jahr vierhundert. Zusammen ergeben sie eine Summe, die niemand vor sich hat — weil sie an keiner Stelle gebildet wird.
In der Buchführung landen die Beträge in Sammelpositionen. Das ist für die Buchführung richtig — sie soll ordnen, nicht steuern. Für die Planung ist es unbrauchbar: Man sieht, was Software insgesamt gekostet hat, aber nicht, welcher Vertrag wann ausläuft und welcher Betrag pro Kopf mitwächst.
Hinzu kommt ein Rhythmus-Problem. Monatliche Abbuchungen fallen auf, jährliche nicht. Eine Verlängerung, die im März abgeht, ist im April vergessen und taucht erst im nächsten März wieder auf — dann aber als Überraschung, nicht als Planposition.
Der Kontoauszug schlägt jedes Angebot
Der schnellste Weg zu einem belastbaren IT-Budget führt nicht über Anfragen bei Anbietern, sondern über die eigenen Zahlungen.
Nehmen Sie die Kontoauszüge und Kreditkartenabrechnungen der letzten zwölf Monate und markieren Sie jede Zahlung, die mit IT zu tun hat. Zwölf Monate sind wichtig, nicht drei: Nur so erwischen Sie die jährlichen Positionen.
Was dabei entsteht, ist mehr als eine Summe. Es ist eine Liste mit vier Spalten, die alles enthält, was ein Budget braucht:
| Spalte | Warum sie zählt |
|---|---|
| Anbieter | Wer bekommt das Geld — die Grundlage für jede Verhandlung |
| Betrag | Was tatsächlich abgeflossen ist, nicht was im Angebot stand |
| Rhythmus | Monatlich, quartalsweise oder jährlich — entscheidet über den Zahlungszeitpunkt |
| Pro Kopf? | Wächst die Position mit der Belegschaft oder nicht |
Die letzte Spalte ist die wichtigste und wird am häufigsten weggelassen. Sie beantwortet die einzige Frage, die eine Planung von einer Fortschreibung unterscheidet: Was passiert, wenn wir wachsen?
Die drei Blöcke eines IT-Budgets
Wenn die Liste steht, sortiert sie sich fast von selbst.
Block eins: was pro Kopf anfällt. Lizenzen, Postfächer, Gerätebetreuung, Support. Diese Positionen sind eine Multiplikation — Anzahl mal Preis. Sie sind der planbarste Teil des Budgets, sobald man den Preis je Person kennt. Wer fünf Menschen einstellt, kann die zugehörigen IT-Kosten auf den Euro genau angeben, bevor der erste Vertrag unterschrieben ist.
Block zwei: was unabhängig von der Kopfzahl läuft. Firewall, Backup, Server, Domains, Telefonanlage, Internetanschluss. Diese Beträge ändern sich selten und sind deshalb einfach fortzuschreiben — aber sie enthalten die jährlichen Verlängerungen, die im Monatsdenken untergehen.
Block drei: die Vorhaben. Neue Hardware, ein Umzug, ein Projekt. Nur dieser Block ist tatsächlich eine Planung im engeren Sinn, und nur er braucht Angebote.
Die Erfahrung aus vielen dieser Listen: Block eins und zwei machen den größten Teil aus. Der Teil, über den in Budgetrunden am längsten diskutiert wird, ist der kleinste.
Zwei Fehler, die regelmäßig passieren
Der Personalplan wird ohne IT geplant. Die Stelle wird beschlossen, das Gehalt eingerechnet, das Onboarding vorbereitet — und der Arbeitsplatz kommt als Nachtrag. Dabei ist gerade dieser Betrag der am leichtesten berechenbare des ganzen Vorgangs. Wer die Kosten je Person kennt, hängt sie einfach an jede geplante Einstellung.
Der Budgetwert wird durch zwölf geteilt. Ein Jahresvertrag über 3.600 Euro erscheint im Budget als 300 Euro im Monat. Das ist betriebswirtschaftlich richtig und zahlungstechnisch falsch: Das Geld verlässt das Konto an einem Tag. Für die Kostenrechnung ist das Zwölftel korrekt, für die Frage „reicht das Geld im März” ist es irreführend.
Genau an dieser Stelle trennen sich Budget und Liquidität. Wer beides in derselben Tabelle führt, bekommt eine Zahl, die für keine der beiden Fragen stimmt. Wie sich der zweite Teil sauber abbilden lässt, beschreibt die Liquiditätsplanung bei Yupana — dort wird jede wiederkehrende Zahlung mit ihrem tatsächlichen Termin geführt, nicht mit ihrem Zwölftel.
Was ein gutes Budget von einer Liste unterscheidet
Eine Liste sagt, was war. Ein Budget beantwortet Fragen, die noch nicht gestellt wurden.
Drei davon sollten sich ohne Nachrechnen beantworten lassen:
- Was kostet eine zusätzliche Person? Wenn diese Zahl nicht in Sekunden vorliegt, fehlt die Pro-Kopf-Spalte.
- Welche Verträge laufen im nächsten Jahr aus? Wenn das niemand weiß, verlängern sie sich — und zwar zu den Bedingungen von damals.
- In welchem Monat ist die Belastung am höchsten? Das ist selten der Dezember. Häufig ist es der Monat, in dem sich zwei Jahresverlängerungen treffen.
Wer diese drei Fragen beantworten kann, hat ein Budget. Alles andere ist eine Fortschreibung mit Aufschlag.
Warum die Abrechnungseinheit über die Planbarkeit entscheidet
Zum Schluss ein Punkt, der beim Einkauf selten eine Rolle spielt und beim Planen jedes Jahr wieder auffällt: Wonach wird eigentlich abgerechnet?
Ein Preis je Nutzer macht das Budget zu einer Multiplikation. Ein Preis je Gerät zwingt zu einer Inventur — und Geräte sind eine unzuverlässige Bezugsgröße, seit viele Menschen zwei davon benutzen. Modelle mit Grundgebühr, Staffeln und Zusatzmodulen brauchen für jede Planung eine eigene Tabelle und mehrere Annahmen.
Das ist kein Argument für einen bestimmten Anbieter, sondern für eine Frage, die man vor der Unterschrift stellen sollte: Kann ich mit diesem Modell in einem Satz sagen, was zehn zusätzliche Kolleginnen kosten? Wenn die Antwort nein lautet, wird jede künftige Budgetrunde ein Rechercheprojekt.
Geschrieben von
Jens Hagel
Gründer & Geschäftsführer
Jens Hagel gründete 2004 das Systemhaus hinter kjello und betreut mit seinem Team über 150 mittelständische Unternehmen. Er schreibt über das, was er in echten Firmen erlebt – praxisnah, ehrlich und ohne Fachchinesisch.
Häufige Fragen
Wie plane ich ein IT-Budget für das nächste Jahr?
Welche IT-Kosten werden am häufigsten vergessen?
Wie hoch sind die IT-Kosten pro Mitarbeiter?
Warum reicht die BWA für die IT-Kostenplanung nicht?
Wie oft sollte ein IT-Budget überprüft werden?
Was ist der Unterschied zwischen Budget und Liquiditätsplanung?
Lohnt sich ein Wechsel auf ein Modell pro Nutzer?
Ein Preis je Nutzer, alles enthalten
Wenn die IT-Kostenzeile eine Multiplikation sein soll, muss der Preis eine Einheit haben. Bei kjello ist das der Nutzer — Gerätebetreuung, Support und Portal inklusive.
