Eigene IT-Abteilung aufbauen – oder lieber doch auslagern?
Eigene IT-Abteilung aufbauen oder lieber auslagern? Entscheidungshilfe für den Mittelstand: interne vs. externe IT, Kosten, Risiko, Fachkräftemangel.
- Eine einzelne interne IT-Stelle ist unter rund 50 Arbeitsplätzen selten ausgelastet und zugleich ein Klumpenrisiko; eine echte Abteilung mit mehreren Stellen rechnet sich meist erst ab etwa 80 bis 100 Arbeitsplätzen.
- Eine interne IT-Stelle kostet mit Lohnnebenkosten, Arbeitsplatz, Werkzeugen und Weiterbildung realistisch 70.000 bis 90.000 € im Jahr – das Bruttogehalt macht davon nur gut die Hälfte aus.
- Eine freie IT-Stelle in Deutschland zu besetzen dauert laut Bitkom im Schnitt 7,7 Monate; rund 109.000 IT-Fachkräfte fehlten der deutschen Wirtschaft im August 2025.
- Nur 22 Prozent der Unternehmen ab zehn Beschäftigten beschäftigten 2022 laut Statistischem Bundesamt überhaupt eigene IT-Fachkräfte – die große Mehrheit löst IT anders.
- Managed IT kostet bei kjello 29 € pro Arbeitsplatz und Monat und liefert ein Team mit vertraglich zugesicherten Reaktionszeiten statt einer einzelnen Stelle; Co-Managed IT ist der Mittelweg für Betriebe, die bereits jemanden im Haus haben.
Anfangs läuft die IT irgendwie mit: Der technikaffine Kollege richtet den neuen Laptop ein, der Azubi kümmert sich um den Drucker. Das funktioniert – bis es nicht mehr funktioniert. Ein Update hängt quer, der Server im Abstellraum wird zu klein, der nächste neue Mitarbeiter braucht am ersten Tag fünf Accounts und ein Notebook. Niemand fühlt sich zuständig.
Spätestens dann steht die Frage im Raum: Sollten wir eine eigene IT-Abteilung aufbauen – oder die IT lieber auslagern? Eine pauschale Antwort gibt es nicht, aber nachvollziehbare Kriterien – und Kosten, die sich beim Namen nennen lassen.
Option A: Eine eigene IT-Abteilung aufbauen
Eine eigene IT-Abteilung aufbauen bedeutet: Sie stellen Personal ein, das den Betrieb der IT dauerhaft verantwortet – vom Helpdesk über Geräte und Netzwerk bis zu Sicherheit und Dokumentation. Die Kraft sitzt vor Ort, kennt die Leute, ist morgens da: kurze Wege, direkter Draht. Welche Aufgaben dabei tatsächlich anfallen, zeigt der Überblick dazu, was eine IT-Abteilung leistet.
Es bleibt selten bei einer Stelle
Moderne IT reicht vom Helpdesk über Netzwerk und Firewall, Backup, Microsoft 365 und Telefonie bis zu Datenschutz und Sicherheit – zu viel für einen Kopf. Eine interne IT braucht deshalb entweder mehrere Stellen mit unterschiedlichen Schwerpunkten oder eine Generalistin, die in einigen Bereichen an der Oberfläche bleibt.
Die Rechnung geht über das Gehalt hinaus
Wer nur auf das Bruttogehalt schaut, rechnet sich die interne IT zu günstig. Dazu gehören:
- Lohnnebenkosten von rund 20 bis 30 Prozent obendrauf
- Arbeitsplatz, Hardware und Software-Lizenzen für die IT selbst
- Zertifizierungen und Weiterbildung, damit das Wissen aktuell bleibt
- Recruiting-Aufwand – Stellen im IT-Bereich bleiben oft monatelang unbesetzt
- Vertretung bei Urlaub, Krankheit und Fluktuation
Gerade der letzte Punkt wird übersehen: Fällt die eine IT-Kraft drei Wochen aus, fällt die IT-Betreuung aus – bei einem Sicherheitsvorfall im Urlaub hilft die beste Stellenbeschreibung nicht.
Das Klumpenrisiko: Alles hängt an einer Person
Eine interne IT, die auf einer Person ruht, ist ein Single Point of Failure. Diese Person weiß, wo die Passwörter liegen, wie der Server konfiguriert ist und warum eine Anwendung nur mit einem Workaround läuft. Verlässt sie das Unternehmen, geht dieses Wissen mit – oft schlecht dokumentiert. Dasselbe Muster kennen wir von Unternehmen, die vorher einen sehr kleinen Dienstleister hatten:
Unser Dienstleister war eine One-Man-Show. Solange er Zeit hatte, lief alles. Irgendwann hatte er keine Zeit mehr, und wir standen allein da.
Entscheidend ist also nicht, ob die IT innen oder außen sitzt, sondern ob mehr als eine Person weiß, wie sie funktioniert – und ob es eine Dokumentation gibt, die ohne diese Person trägt.
Fachkräftemangel: Finden ist schwer, Halten noch schwerer
Mittelständler konkurrieren beim Recruiting mit Konzernen und IT-Häusern, die höhere Gehälter, klare Karrierepfade und ein ganzes Team bieten. Die Zahlen dazu:
Die ersten beiden Werte stammen aus der Bitkom-Studie zum Arbeitsmarkt für IT-Fachkräfte vom August 2025 (855 repräsentativ befragte Unternehmen); 85 Prozent beklagen einen Mangel, 79 Prozent erwarten eine Verschärfung. Der dritte Wert kommt vom Statistischen Bundesamt: Von den Unternehmen, die 2021 eine IT-Stelle ausgeschrieben hatten, meldeten 77 Prozent Schwierigkeiten bei der Besetzung – 2016 waren es 58 Prozent.
Zwischen Einstellungsbeschluss und erstem Arbeitstag liegen also über sieben Monate, in denen die IT unbetreut weiterläuft.
Die IT-Infrastruktur will gepflegt und strukturiert werden
Eine eigene IT betreibt nicht nur, sie muss die IT-Infrastruktur dauerhaft pflegen: Updates und Sicherheits-Patches einspielen, veraltete Systeme rechtzeitig ablösen, Berechtigungen aufräumen, Lizenzen im Blick behalten. Der IT-Grundschutz des BSI beschreibt genau diese Routinen als Grundlage jeder Absicherung – nicht als Kür, sondern als Mindestmaß.
Wird das vernachlässigt, summieren sich Workarounds, Sicherheitslücken und langsame Geräte. Diese stille Daueraufgabe bleibt liegen, wenn eine Kraft zwischen Helpdesk und Telefon zerrieben wird – wie Patch-Management organisiert wird, sollte vor der Einstellung geklärt sein.
Werkzeuge gibt es nicht umsonst
Professionelle IT-Betreuung braucht Werkzeuge: ein System zur Fernwartung und Geräteverwaltung, eine Ticketlösung, Monitoring, Patch-Management, Schutzsoftware, einen Passwort-Tresor.
Diese Plattformen werden pro Gerät oder Nutzer lizenziert und müssen eingerichtet und beherrscht werden – ein Dienstleister bringt sie mit und verteilt die Kosten über viele Kunden.
Wer das Tooling erst im zweiten Schritt einplant, hat eine teuer eingekaufte Fachkraft, die mit halben Mitteln arbeitet. Rechnen Sie 5.000 bis 12.000 € Lizenzkosten pro Jahr von Anfang an mit ein.
Was eine eigene IT-Abteilung wirklich kostet
Alle Posten zusammengerechnet kostet eine interne IT-Stelle weit mehr als ihr Gehalt:
| Kostenposition | pro Jahr (1 Stelle) |
|---|---|
| Bruttogehalt IT-Administrator (Median, Stepstone 2026) | ~45.800 € |
| Arbeitgeber-Lohnnebenkosten (~21 %) | ~9.600 € |
| Arbeitsplatz und Hardware | ~3.000 € |
| Tools & Lizenzen (Fernwartung, Ticket, Monitoring, Backup) | 5.000 – 12.000 € |
| Zertifizierungen und Weiterbildung | 3.000 – 5.000 € |
| Recruiting und Vakanz | variabel, oft > 10.000 € |
| Vollkosten realistisch | ~70.000 – 90.000 € |
Das Median-Gehalt eines IT-Administrators liegt 2026 bei rund 45.800 €, erfahrene Systemadministratoren erreichen nach zehn Jahren etwa 60.500 €. Die übrigen Positionen der Tabelle sind Erfahrungswerte aus unseren Übernahmeprojekten, keine erhobenen Marktzahlen. Weil eine Person das ganze Spektrum kaum abdeckt, braucht es für Spezialthemen oft eine zweite Stelle – die die Rechnung nahezu verdoppelt.
Zum Vergleich: Managed IT beginnt bei kjello bei 29 € pro Arbeitsplatz und Monat – bei 40 Arbeitsplätzen rund 13.900 € im Jahr für den Grundbetrieb, mit einem ganzen Team statt einer einzelnen Kraft. Ihren eigenen Wert rechnen Sie mit dem IT-Kosten-Rechner durch; Marktwerte je Mitarbeitendem liefert das IT-Kosten-Benchmark.
Option B: Die IT auslagern – Managed IT vom Dienstleister
Beim Auslagern übernimmt ein externer Partner den Betrieb Ihrer IT – ganz oder in Teilen.
Team statt Einzelperson. Für Netzwerk, Sicherheit, Microsoft 365 oder Backup gibt es jeweils jemanden, der sich auskennt. Fällt eine Person aus, springt eine andere ein – Vertretung ist eingebaut.
Planbare Kosten. Statt eines Personalrisikos zahlen Sie einen festen Betrag pro Arbeitsplatz und Monat – wie eine IT-Support-Flatrate funktioniert, steht auf der Leistungsseite.
Definierte Reaktionszeiten. Ein seriöser Anbieter sichert seine Leistung über ein Service Level Agreement zu: wie schnell auf eine Störung reagiert wird und welche Verfügbarkeit gilt. Das ist verbindlicher als „bei Gelegenheit”.
Skalierbarkeit. Wächst Ihr Unternehmen von 30 auf 60 Arbeitsplätze, wächst die externe IT mit – ohne Ausschreibung und Einarbeitung. Schließt ein Standort, geht es genauso zurück.
Der Preis dafür: Sie geben einen Teil der Kontrolle ab und machen sich von der Qualität des Partners abhängig. Deshalb zählt ein Anbieter, der transparent arbeitet und Ihre Abläufe versteht. Wie der Schritt abläuft, steht auf der Seite IT-Abteilung auslagern.
Option C: Co-Managed IT – der Mittelweg
Die Entscheidung ist kein Entweder-oder. Bei Co-Managed IT bleibt eine interne Kraft an Bord und bekommt Unterstützung von außen. Das trägt vor allem dann, wenn jemand im Haus das Tagesgeschäft gut macht, bei Spezialthemen aber an Grenzen stößt. Die interne Person bleibt erster Ansprechpartner und kennt die Räume, die Maschinen, die Eigenheiten des Betriebs. Den Rest deckt der Dienstleister ab:
- Sicherheit und Datenschutz – Themen, die Spezialwissen erfordern
- Backup und Notfallwiederherstellung – damit im Ernstfall etwas zurückkommt
- Größere Projekte wie Migrationen oder neue Systeme
- Vertretung bei Urlaub und Krankheit der internen Kraft
So verschwindet das Klumpenrisiko, ohne dass Sie auf den Menschen vor Ort verzichten – die interne IT wird entlastet statt ersetzt. Wenn Sie über eine zweite Stelle nachdenken, lohnt die Gegenrechnung: Was deckt ein Co-Managed-Modell für dieselbe Summe ab? Meist Spezialwissen in mehreren Fachgebieten statt einer weiteren Generalistin.
In fünf Schritten zur Entscheidung
Bevor Sie ausschreiben oder ein Angebot einholen, lohnt diese Reihenfolge:
- Aufwand messen, nicht schätzen. Zählen Sie vier Wochen mit, wie viele IT-Anliegen anfallen und wie lange sie dauern. Daraus ergibt sich, ob eine halbe, eine ganze oder keine Stelle nötig ist.
- Vollkosten beider Wege gegenrechnen. Interne Stelle mit Nebenkosten, Tools und Vertretung gegen den Monatsbetrag pro Arbeitsplatz – nicht Gehalt gegen Rechnung.
- Risiko benennen. Was passiert bei Krankheit, Kündigung oder einem Sicherheitsvorfall am Freitagabend? Wer diese drei Fälle nicht beantworten kann, hat kein Betriebsmodell.
- Pflichten prüfen. Datenschutz, Backup-Nachweise, gegebenenfalls NIS2 – wer führt die Nachweise, wer haftet im Zweifel?
- Klein anfangen. Ein abgegrenzter Bereich wie Backup oder Support zeigt in drei Monaten, ob es trägt.
Welche Kriterien wirklich zählen
Ob interne IT, Auslagern oder Mischform – vier Fragen zeigen die Richtung.
- Unternehmensgröße. Unter etwa 20 Mitarbeitenden lastet eine eigene IT-Stelle kaum aus, unter rund 50 Arbeitsplätzen bleibt eine Vollzeitstelle schwer auszulasten. Zwischen 50 und 80 wird es zur Abwägung, ab etwa 80 bis 100 Arbeitsplätzen kann eine eigene Abteilung sinnvoll sein – oft kombiniert mit externer Unterstützung.
- Standorte. Sitzen Ihre Leute an mehreren Orten oder im Homeoffice, ist Vor-Ort-Präsenz weniger wert. Laut Statistischem Bundesamt nutzten 2025 bereits 54 Prozent der Unternehmen ab zehn Beschäftigten kostenpflichtige Cloud-Dienste – ein Großteil der Betreuung läuft ohnehin remote.
- Compliance und Sicherheit. Ob Sie unter die NIS2-Richtlinie fallen, klärt die BSI-Übersicht zu den NIS-2-regulierten Unternehmen. Wer die Sicherheitsexpertise nicht selbst aufbauen kann, braucht einen Partner, der sie mitbringt.
- Wachstum. Planen Sie neue Standorte, zählt, wie schnell die IT mitzieht, ohne dass Sie neu einstellen.
Dazu gehört die Gegenprobe, ob ein externer Partner überhaupt zu Ihnen passt:
Unser Zuschnitt sind Unternehmen mit 20 bis 250 Mitarbeitenden. Groß genug, dass IT richtig laufen muss. Klein genug, dass ein persönlicher Ansprechpartner noch möglich ist.
Jens HagelGründer & Geschäftsführer
Ein Konzern mit eigener IT-Abteilung ist bei einem Managed-Anbieter für den Mittelstand schlecht aufgehoben, ein Cloud-only-Startup braucht weniger. Diese Grenze offen zu benennen, spart beiden Seiten Monate.
Interne vs. externe IT im Überblick
| Kriterium | Eigene IT-Abteilung | Ausgelagerte / Managed IT |
|---|---|---|
| Wissen | Konzentriert auf wenige Köpfe | Verteilt auf ein Team von Spezialisten |
| Kosten | Gehalt, Nebenkosten, Hardware, Weiterbildung | Planbarer Betrag pro Arbeitsplatz |
| Verfügbarkeit | Lücken bei Urlaub und Krankheit | Vertretung eingebaut, SLA-gestützt |
| Skalierung | Neue Stellen nötig | Wächst mit dem Unternehmen |
| Reaktionszeit | Informell, abhängig von Auslastung | Vertraglich zugesichert |
| Nähe zum Betrieb | Sehr hoch, Person vor Ort | Hoch bei gutem Partner, meist remote |
| Risiko | Klumpenrisiko auf einer Person | Abhängigkeit vom Dienstleister |
| Spezialwissen | Begrenzt durch einzelne Person | Breit, über viele Fachgebiete |
Kein Modell ist per se besser – ein Familienbetrieb mit 15 Leuten braucht etwas anderes als ein wachsendes Unternehmen mit 90 Beschäftigten an drei Standorten. Systematischer durchgehen können Sie das im Ratgeber interne vs. externe IT; wie Managed IT im Mittelstand im Alltag aussieht, steht dort.
30 Minuten, kostenlos, ohne Vertriebsdruck: Wir sagen ehrlich, ob eine eigene Stelle, ein Co-Managed-Modell oder volle Betreuung zu Ihnen passt.
Gespräch vereinbarenFazit: Erst die Lage klären, dann entscheiden
Die Frage, ob Sie eine eigene IT-Abteilung aufbauen oder die IT auslagern, hat keine Standardantwort. Für viele Betriebe im Mittelstand lautet das nüchterne Ergebnis: Eine einzelne interne Stelle ist zu teuer für das, was sie leisten kann, und zu riskant für das, was an ihr hängt. Häufig liegt die beste Lösung dazwischen.
Genau dafür ist die kjello-Plattform gebaut: kjello ist die IT-Abteilung als Service für den Mittelstand — ein Self-Service-Portal für On-/Offboarding, Geräte-Management und IT-Support, betrieben vom Hamburger Systemhaus hagel IT (seit 2004). Deutsches Hosting, transparente Kosten pro Arbeitsplatz – die Verlässlichkeit eines Teams, ohne selbst eine Abteilung aufbauen und halten zu müssen.
Geschrieben von
Jens Hagel
Gründer & Geschäftsführer
Jens Hagel gründete 2004 das Systemhaus hinter kjello und betreut mit seinem Team über 150 mittelständische Unternehmen. Er schreibt über das, was er in echten Firmen erlebt – praxisnah, ehrlich und ohne Fachchinesisch.
Häufige Fragen
Ab welcher Unternehmensgröße lohnt sich eine eigene IT-Abteilung?
Was kostet ein eigener IT-Administrator wirklich?
Wie lange dauert es, eine IT-Stelle zu besetzen?
Was bedeutet Co-Managed IT?
Welche Vorteile hat es, die IT auszulagern?
Gibt es Nachteile beim Auslagern der IT?
IT als Service statt eigener Abteilung
Bevor Sie eine Stelle ausschreiben, lohnt der Vergleich: kjello stellt Ihnen ein komplettes IT-Team zu planbaren Kosten zur Seite. Wir schauen uns Ihre Ausgangslage an und sagen ehrlich, was zu Ihnen passt.
