Was kostet es, die IT komplett auszulagern? Zahlen 2026
IT auslagern: Kosten 2026 im Vergleich – interne IT vs. ausgelagert, einmalige Übergangskosten, realistische Einsparungen, Rechenbeispiel für 30 Arbeitsplätze.
- Die komplette IT auszulagern kostet mittelständische Unternehmen typischerweise 75 bis 200 € pro Arbeitsplatz und Monat – inklusive Betreuung, Monitoring und Support. Dazu kommen einmalige Übergangskosten in Höhe von ein bis zwei Monatspauschalen.
- Der ehrliche Kostenvergleich läuft über Vollkosten: Eine interne IT-Stelle kostet mit Personalkosten, Recruiting, Weiterbildung und Werkzeugen 62.000 bis 80.000 € pro Jahr.
- Eine offene IT-Stelle bleibt in Deutschland im Schnitt 7,7 Monate unbesetzt (Bitkom-Studie zum Arbeitsmarkt für IT-Fachkräfte) – diese Vakanz ist der teuerste, aber am seltensten kalkulierte Posten der Inhouse-IT.
- Realistische Einsparung durch Managed-IT-Outsourcing: 25 bis 45 % gegenüber reiner Inhouse-IT bei 20 bis 100 Arbeitsplätzen – Erfahrungswert des Systemhauses hagel IT. Der größere Effekt ist aber die Planbarkeit.
- Bei kjello startet die ausgelagerte IT-Abteilung bei 29 € pro Arbeitsplatz und Monat, jedes Modul separat ausgewiesen.
Wer fragt „Was kostet es, die IT auszulagern?”, bekommt oft ausweichende Antworten. Dabei lässt sich die Frage beziffern: mit Marktspannen, einem ehrlichen Kostenvergleich gegen die interne IT-Abteilung – und den einmaligen Kosten, die beim Übergang wirklich anfallen.
IT auslagern: Kosten auf einen Blick
Die komplette IT auszulagern – also die externe IT-Betreuung durch einen externen Dienstleister – kostet mittelständische Unternehmen typischerweise 75 bis 200 Euro pro Arbeitsplatz und Monat, abhängig von Leistungsumfang, Reaktionszeiten und Komplexität der IT-Infrastruktur.
| Outsourcing-Umfang | Monatliche Kosten | Typischer Inhalt |
|---|---|---|
| Teil-Outsourcing (z. B. nur Helpdesk) | ab ~30 €/Arbeitsplatz | IT-Support, Updates, Wartung |
| Komplette IT (Managed Service) | 75–200 €/Arbeitsplatz | Betreuung der Infrastruktur, Monitoring, IT-Sicherheit, Support |
| Zusatzmodule | separat ausgewiesen | Firewall, Backup, Telefonie, Server |
Die Preismodelle dahinter – Stundensatz, Pauschale, Managed Service – haben wir im Ratgeber IT-Betreuung: Kosten pro Monat aufgeschlüsselt. Hier geht es um die größere Frage: Rechnet sich der Schritt gegenüber der eigenen IT-Abteilung?
Was Sie auslagern – und was im Unternehmen bleibt
IT auslagern bedeutet: Betrieb, Wartung und Support wandern zu einem externen Dienstleister, während Hardware, Lizenzen, Daten und die Entscheidungshoheit im Unternehmen bleiben. Dieser Satz trennt die Posten, die in die Monatspauschale wandern, von denen, die Sie weiterhin selbst bezahlen.
In die Pauschale gehören üblicherweise: Helpdesk und Anwenderunterstützung, Monitoring und Patch-Management, Benutzerkonten, On- und Offboarding, Geräteverwaltung sowie die Dokumentation. Nicht in der Pauschale enthalten sind Endgeräte, Softwarelizenzen, Internetanschlüsse und größere Projekte – die laufen als Vorhaben mit Tagessatz. Wer diese Trennlinie im Angebot nicht findet, vergleicht später Äpfel mit Birnen.
Der Kostenvergleich: interne IT-Abteilung vs. ausgelagert
Der ehrliche Kostenvergleich läuft über Vollkosten – und da schneidet die interne Lösung schlechter ab, als das Bruttogehalt vermuten lässt. Beispiel: ein Unternehmen mit 30 Arbeitsplätzen, ein IT-Mitarbeiter inhouse.
| Kostenposition | Interne IT-Abteilung (1 Stelle) | Ausgelagert (Managed Service) |
|---|---|---|
| Personalkosten (Gehalt + ~25 % Nebenkosten) | 55.000–65.000 €/Jahr | – |
| Recruiting & Fluktuation (anteilig) | 2.000–5.000 €/Jahr | – |
| Weiterbildung & Zertifizierungen | 2.000–4.000 €/Jahr | inklusive |
| Werkzeuge (Monitoring, Ticketsystem, Fernwartung) | 3.000–6.000 €/Jahr | inklusive |
| Vertretung bei Urlaub und Krankheit | ungelöst | inklusive |
| Summe pro Jahr | 62.000–80.000 € | 27.000–72.000 € (30 × 75–200 €/Monat) |
Dazu kommt das Risiko, das keine Tabelle abbildet: Kündigt die eine IT-Fachkraft, steht das Unternehmen ohne Betriebs-Know-how da – und der Ersatz lässt auf sich warten. Laut der Bitkom-Erhebung zum IT-Fachkräftemangel bleibt eine offene IT-Stelle in Deutschland im Schnitt 7,7 Monate unbesetzt, bei rund 149.000 offenen Stellen insgesamt. Die methodischen Details stehen im Studienbericht „Der Arbeitsmarkt für IT-Fachkräfte”. Ein Outsourcing-Anbieter hat dieses Problem strukturell gelöst: Hinter jedem Kunden steht ein Team, nicht eine Person.
Die ausführliche Entscheidungshilfe mit allen weichen Faktoren liefert unser Ratgeber eigene IT-Abteilung aufbauen oder auslagern; die Gesamtkosten-Perspektive inklusive Hardware und Lizenzen zeigt der IT-Kosten-Benchmark.
Viele IT-Dienstleister verdienen mehr, wenn bei Ihnen mehr kaputtgeht. Bei uns ist es andersherum: Wir verdienen dann gut, wenn Ihre IT stabil läuft.
Jens HagelGründer & Geschäftsführer
Einmalige Kosten: der Übergang
Beim Wechsel zum IT-Dienstleister fallen einmalig Übergangskosten an – und die gehören in jedes seriöse Angebot. Der Ablauf ist in fast allen Projekten derselbe:
- Bestandsaufnahme. Inventarisierung aller IT-Systeme, Geräte, Konten und Verträge – meist der Moment, in dem zum ersten Mal auffällt, wie viele Lizenzen ungenutzt bezahlt werden.
- Migration. Übernahme von Benutzerkonten, Umzug von Diensten, Einrichtung der Fernwartung und der Administrationszugänge.
- Dokumentation. Aufbau einer sauberen IT-Dokumentation – bei mittelständischen Neukunden oft erstmals überhaupt.
- Monitoring und Datensicherung. Aufschalten der Systeme auf die Überwachung des Anbieters, Prüfung und Wiederherstellungstest der Backups.
Gut gemacht, läuft dieser Übergang ohne Unterbrechung der Geschäftsprozesse – die Mitarbeitenden merken vom Wechsel im Idealfall nichts außer besserem Support. Wie so ein Wechsel im Detail abläuft und woran er scheitert, steht im Ratgeber IT-Dienstleister wechseln.
Üblich sind dafür ein bis zwei Monatspauschalen als Projekt. Vorsicht bei Anbietern, die den Übergang „kostenlos” versprechen – die Kosten stecken dann in der Pauschale oder im Kleingedruckten. Sauber ist: ein fester Betrag oder ein Projekt mit gedeckeltem Tagessatz.
Woran Sie ein belastbares Angebot erkennen
Zwei Angebote mit derselben Monatssumme können sich um den Faktor zwei unterscheiden – der Unterschied steckt nicht im Preis, sondern in dem, was nicht drinsteht. Diese Punkte sollten Sie in jedem Angebot wiederfinden:
- Reaktionszeiten schriftlich. Nicht „schnellstmöglich", sondern definierte Zeiten je Störungsklasse – die Grundbegriffe erklärt unser Eintrag zum Service Level Agreement.
- Leistungsabgrenzung. Was ist in der Pauschale, was ist Projekt, was ist Material.
- Übergangskosten beziffert. Als Festpreis oder als Projekt mit Obergrenze, vor Vertragsschluss.
- Vertragslaufzeit und Kündigungsfrist. Zwölf Monate sind marktüblich, 36 Monate ohne Ausstiegsklausel nicht.
- Exit-Regelung. Wer gibt bei Vertragsende Dokumentation, Passwörter und Administrationsrechte heraus – und zu welchen Konditionen.
- Auftragsverarbeitungsvertrag. Liegt er dem Angebot bei, oder wird er erst auf Nachfrage zum Thema.
Besonders die Exit-Regelung wird gern übersehen. Der Baustein OPS.2.3 „Nutzung von Outsourcing” im IT-Grundschutz-Kompendium des BSI (Edition 2023, Nachfolger des früheren OPS.2.1) verlangt genau deshalb, Sicherheitsanforderungen vertraglich zu vereinbaren und für die geplante wie die ungeplante Beendigung des Outsourcing-Verhältnisses Regelungen zu treffen – einschließlich der Rückgabe von Daten und des Entzugs der Zugriffsrechte. Ein Anbieter, der das offen anspricht, rechnet nicht damit, Sie über die Wechselhürde zu halten.
Was spart IT-Outsourcing wirklich?
Realistisch sparen Mittelständler mit 20 bis 100 Arbeitsplätzen durch Managed-IT-Outsourcing 25 bis 45 Prozent gegenüber reiner Inhouse-IT – so die ROI-Rechnung des Systemhauses hagel IT, das solche Wechsel seit über 20 Jahren begleitet. Wichtiger als die Prozentzahl sind aber drei strukturelle Effekte:
- Planbarkeit: Aus schwankenden, schwer kalkulierbaren IT-Kosten wird ein fester monatlicher Betrag pro Arbeitsplatz – budgetierbar auf Jahre.
- Expertise statt Einzelperson: Spezialisten für Cloud, IT-Sicherheit, Netzwerk und Support, abgesichert per Service Level Agreement mit definierten Reaktionszeiten.
- Skalierbarkeit und Flexibilität: Wächst das Team, lassen sich die IT-Dienstleistungen ohne Recruiting und ohne Vorlauf mit skalieren. Schrumpft es, sinkt die Rechnung – die Kosten bleiben in beide Richtungen kalkulierbar.
Misstrauen Sie Angeboten, die primär mit „50 % Kostenersparnis" werben. Wer nur den Preis kauft, bekommt reaktiven Minimal-Support – und zahlt die Differenz später in Ausfallzeiten. Kaufen Sie definierte Leistungen zum transparenten Preis, nicht das billigste Versprechen.
Ein vierter Effekt taucht in keiner Angebotszeile auf: Die Geschäftsführung hört auf, sich mit IT zu beschäftigen. In Gesprächen mit Wechslern wird dieser Punkt regelmäßig zuerst genannt – noch vor der Ersparnis, gleich nach der Erleichterung darüber, dass die Rechnung jeden Monat gleich aussieht.
Zum Festpreis? Das machen die wenigsten. Dann weiß ich wenigstens, was auf mich zukommt.
Die versteckten Kosten beider Modelle
Fairerweise: Auch Outsourcing hat Posten, die im Angebot stehen müssen, sonst tauchen sie später auf. Hardware und Software bleiben in beiden Modellen Ihre Kosten – ausgelagert wird die Arbeit, nicht das Material. Beim externen Dienstleister zu prüfen: Anfahrten, Einsätze außerhalb der Geschäftszeiten, Zusatzleistungen, Projektarbeit und die Vertragslaufzeit.
Ein Posten fehlt in fast jeder Kalkulation: der eigene Steuerungsaufwand. Wer IT auslagert, gibt die Verantwortung nicht ab. Nach Art. 28 DSGVO bleibt Ihr Unternehmen der Verantwortliche, muss den Dienstleister sorgfältig auswählen, einen Auftragsverarbeitungsvertrag schließen und die vereinbarten Maßnahmen im Blick behalten. Realistisch sind dafür ein bis zwei Stunden im Monat auf Ihrer Seite – wenig, aber nicht null.
Bei der internen Lösung meist unterschätzt: Recruiting-Kosten, Wissensverlust beim Abgang und die Frage, wer bei Urlaub und Krankheit übernimmt. Wer die Kosten wirklich senken will, vergleicht beide Modelle vollständig – nicht Bruttogehalt gegen Monatspauschale. Den grundsätzlichen Vergleich beider Wege jenseits der reinen Kostenfrage zeigt unser Ratgeber interne vs. externe IT.
Rechenbeispiel: 30 Arbeitsplätze bei kjello
kjello ist die IT-Abteilung als Service für den Mittelstand — ein Self-Service-Portal für On-/Offboarding, Geräte-Management und IT-Support, betrieben vom Hamburger Systemhaus hagel IT (seit 2004). Die Preise stehen öffentlich, die Rechnung lässt sich vorab aufmachen.
So sieht die Rechnung für ein Unternehmen mit 30 Arbeitsplätzen aus, wenn die Kernbetreuung über die IT-Support-Flatrate läuft (Preise netto, Stand August 2026):
| Position | Berechnung | Monatlich |
|---|---|---|
| kjello Core (Portal, On-/Offboarding, Geräte, Support) | 30 × 29 € | 870 € |
| Antivirus/EDR (optional) | 30 × 10 € | 300 € |
| Microsoft-365-Lizenzen | Durchleitung zum Lizenzpreis | separat |
| Plus-Module (Firewall, Backup, Telefonie …) | je nach Bedarf | auf Anfrage |
| Projekte (Migration, Umzug) | Tagessatz mit Obergrenze | einmalig |
Die Kernbetreuung liegt damit unter dem, was eine halbe interne Stelle kostet. Alles Weitere ist eine bewusste Entscheidung pro Modul – und nicht in einer Pauschale versteckt, die niemand mehr aufschlüsseln kann. Wie sich die Stufen im Betrieb anfühlen, zeigt die Seite zum IT-Support.
Wie viel kostet die ausgelagerte IT bei Ihrer Mitarbeiterzahl? Der Rechner zeigt es Ihnen in Sekunden – inklusive ehrlichem Vergleich zur internen IT-Kraft.
Zum IT-Kosten-Rechner →Fazit: Die Zahl allein entscheidet nicht
Damit können Sie die Rechnung für Ihr Unternehmen in zwei Minuten selbst aufmachen: Arbeitsplätze zählen, Module wählen, mit den Vollkosten Ihrer heutigen Lösung vergleichen. Entscheidend ist am Ende nicht, welche Zahl kleiner ist, sondern welche Zahl Sie ein Jahr später noch stimmt.
Ein ehrlicher Hinweis zum Zuschnitt: kjello ist auf Unternehmen mit 20 bis 250 Mitarbeitenden ausgelegt. Konzerne mit eigener IT-Abteilung fahren mit einem Co-Managed-Modell besser, reine Cloud-only-Startups brauchen oft gar keine Vollbetreuung. Wie der Wechsel abläuft – von der Bestandsaufnahme bis zum ersten Support-Fall – zeigt unsere Seite zum Auslagern der IT-Abteilung.
Geschrieben von
Jens Hagel
Gründer & Geschäftsführer
Jens Hagel gründete 2004 das Systemhaus hinter kjello und betreut mit seinem Team über 150 mittelständische Unternehmen. Er schreibt über das, was er in echten Firmen erlebt – praxisnah, ehrlich und ohne Fachchinesisch.
Häufige Fragen
Was kostet IT-Outsourcing pro Monat?
Was kostet es, die komplette IT für 30 Mitarbeiter auszulagern?
Spart IT-Outsourcing wirklich Geld?
Welche einmaligen Kosten fallen beim Auslagern an?
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