Was kostet es, die IT komplett auszulagern? Zahlen 2026

Wer fragt „Was kostet es, die IT auszulagern?”, bekommt oft ausweichende Antworten. Dabei lässt sich die Frage beziffern: mit Marktspannen, einem ehrlichen Kostenvergleich gegen die interne IT-Abteilung – und den einmaligen Kosten, die beim Übergang wirklich anfallen. Genau das leistet dieser Ratgeber.

Kosten für IT-Outsourcing: die kurze Antwort

Die komplette IT auszulagern – also die externe IT-Betreuung durch einen externen Dienstleister – kostet mittelständische Unternehmen typischerweise 75 bis 200 Euro pro Arbeitsplatz und Monat, abhängig von Leistungsumfang, Reaktionszeiten und Komplexität der IT-Infrastruktur.

Die Preismodelle dahinter – Stundensatz, Pauschale, Managed Service – haben wir im Ratgeber IT-Betreuung: Kosten pro Monat aufgeschlüsselt. Hier geht es um die größere Frage: Rechnet sich der Schritt gegenüber der eigenen IT-Abteilung?

Der Kostenvergleich: interne IT-Abteilung vs. ausgelagert

Der ehrliche Kostenvergleich läuft über Vollkosten – und da schneidet die interne Lösung schlechter ab, als das Bruttogehalt vermuten lässt. Beispiel: ein Unternehmen mit 30 Arbeitsplätzen, ein IT-Mitarbeiter inhouse.

Dazu kommt das Risiko, das keine Tabelle abbildet: Kündigt die eine IT-Fachkraft, steht das Unternehmen beim aktuellen Fachkräftemangel monatelang ohne Betrieb-Know-how da – Wiederbesetzungszeiten von sechs Monaten sind bei IT-Fachkräften keine Ausnahme. Ein Outsourcing-Anbieter hat dieses Problem strukturell gelöst: Hinter jedem Kunden steht ein Team.

Die ausführliche Entscheidungshilfe mit allen weichen Faktoren liefert unser Ratgeber eigene IT-Abteilung aufbauen oder auslagern; die Gesamtkosten-Perspektive inklusive Hardware und Lizenzen zeigt der IT-Kosten-Benchmark.

Einmalige Kosten: der Übergang

Beim Wechsel zum IT-Dienstleister fallen einmalig Übergangskosten an – und die gehören in jedes seriöse Angebot:

1. Bestandsaufnahme: Inventarisierung aller IT-Systeme, Geräte, Konten und Verträge
2. Migration: Übernahme von Benutzerkonten, Umzug von Diensten, Einrichtung der Fernwartung
3. Dokumentation: Aufbau einer sauberen IT-Dokumentation (oft erstmals überhaupt)
4. Monitoring und Datensicherung: Aufschalten der Systeme auf die Überwachung des Anbieters, Prüfung der Backups

Gut gemacht, läuft dieser Übergang ohne Unterbrechung der Geschäftsprozesse – die Mitarbeitenden merken vom Wechsel im Idealfall nichts außer besserem Support.

Üblich sind dafür ein bis zwei Monatspauschalen als Projekt. Vorsicht bei Anbietern, die den Übergang „kostenlos” versprechen – die Kosten stecken dann in der Pauschale oder im Kleingedruckten. Sauber ist: ein fester Betrag oder ein Projekt mit gedeckeltem Tagessatz.

Was spart IT-Outsourcing wirklich?

Realistisch sparen Mittelständler mit 20 bis 100 Arbeitsplätzen durch Managed-IT-Outsourcing 25 bis 45 Prozent gegenüber reiner Inhouse-IT – so die ROI-Rechnung des Systemhauses hagel IT, das solche Wechsel seit 20 Jahren begleitet. Wichtiger als die Prozentzahl sind aber drei strukturelle Effekte:

• Planbarkeit: Aus schwankenden, schwer kalkulierbaren IT-Kosten wird ein fester monatlicher Betrag pro Arbeitsplatz – budgetierbar auf Jahre.
• Expertise statt Einzelperson: Spezialisten für Cloud, IT-Sicherheit, Netzwerk und Support, abgesichert per Service Level Agreement mit definierten Reaktionszeiten.
• Skalierbarkeit und Flexibilität: Wächst das Team, lassen sich die IT-Dienstleistungen ohne Recruiting und ohne Vorlauf mit skalieren. Schrumpft es, sinkt die Rechnung – die Kosten bleiben in beide Richtungen kalkulierbar.

Die versteckten Kosten beider Modelle

Fairerweise: Auch Outsourcing hat Posten, die im Angebot stehen müssen, sonst tauchen sie später auf. Hardware und Software bleiben in beiden Modellen Ihre Kosten – ausgelagert wird die Arbeit, nicht das Material. Beim externen Dienstleister zu prüfen: Anfahrten, Einsätze außerhalb der Geschäftszeiten, Zusatzleistungen, Projektarbeit und die Vertragslaufzeit. Bei der internen Lösung meist unterschätzt: Recruiting-Kosten, Wissensverlust beim Abgang und die Frage, wer bei Urlaub und Krankheit übernimmt. Wer die Kosten wirklich senken will, vergleicht beide Modelle vollständig – nicht Bruttogehalt gegen Monatspauschale.

Was kostet die ausgelagerte IT bei kjello?

Damit können Sie die Rechnung für Ihr Unternehmen in zwei Minuten selbst aufmachen: Arbeitsplätze zählen, Module wählen, mit den Vollkosten Ihrer heutigen Lösung vergleichen. Wie der Wechsel abläuft – von der Bestandsaufnahme bis zum ersten Support-Fall – zeigt unsere Seite zum Auslagern der IT-Abteilung.