IT-Betreuung: Kosten pro Monat realistisch kalkuliert (2026)

Zwischen 300 und 8.000 € pro Monat – so weit gehen die realen Kosten für IT-Betreuung in kleinen und mittelständischen Unternehmen auseinander. Die Spanne wirkt willkürlich, folgt aber klaren Regeln: Unternehmensgröße, Leistungsumfang und Preismodell bestimmen, was auf der Rechnung steht. Dieser Ratgeber macht die Kosten kalkulierbar – mit Tabellen, Rechenbeispiel und den Fallen im Kleingedruckten.

Die kurze Antwort: typische Kosten pro Monat

Laufende IT-Betreuung kostet kleine und mittelständische Unternehmen typischerweise 30 bis 200 Euro pro Arbeitsplatz und Monat – die Bandbreite erklärt sich fast vollständig über den Leistungsumfang. Für Unternehmen mit 10, 25, 50 oder 100 Arbeitsplätzen sehen die monatlichen Kosten so aus:

Wichtig bei jedem Vergleich: Diese Beträge decken die Betreuung ab – Hardware, Software-Lizenzen und Sonderprojekte kommen dazu. Wie sich die IT-Gesamtkosten zusammensetzen, zeigt unser Benchmark zu IT-Kosten pro Mitarbeiter.

Die drei Preismodelle im Vergleich

IT-Dienstleistungen werden 2026 in drei Modellen abgerechnet – und das Modell beeinflusst die tatsächlichen Kosten stärker als der nominale Preis:

Der durchschnittliche Stundensatz für klassische IT-Dienstleister liegt 2026 bei 90 bis 180 € netto, wie die Preisübersicht des Systemhauses hagel IT zeigt; auch der Synaxon-Servicepreisspiegel dokumentiert seit Jahren steigende Technikerstunden-Preise. Die Konsequenz am Markt: Viele IT-Dienstleister und ihre Kunden wechseln von der Stundenabrechnung zum festen monatlichen Betrag – weil reaktive Abrechnung genau dann teuer wird, wenn es ohnehin brennt. Wie der Umstieg praktisch abläuft, zeigt unser Ratgeber IT-Support auslagern.

Was den Preis wirklich bestimmt

Vier Faktoren entscheiden über die Kosten für KMU – und erklären, warum zwei Angebote für dasselbe Unternehmen um den Faktor drei auseinanderliegen können:

1. Leistungsumfang: Nur Helpdesk und Updates – oder auch Monitoring, Patch-Management, IT-Sicherheit, Backup und regelmäßige Wartung? Jede Schicht kostet, jede fehlende Schicht kostet später mehr.
2. Reaktionszeiten und SLAs: Definierte Reaktionszeiten per Service Level Agreements sind der Unterschied zwischen „wir melden uns” und einem verbindlichen Versprechen. Kurze Reaktionszeit kostet Vorhaltung – und ist bei geschäftskritischer IT jeden Euro wert.
3. Komplexität der IT-Infrastruktur: Eigene Server, mehrere Standorte, Branchensoftware und Compliance-Anforderungen erhöhen den Aufwand für den laufenden Betrieb spürbar gegenüber einer schlanken Cloud-IT-Landschaft – und führen zu entsprechend höheren Kosten.
4. Größe des Unternehmens: Mehr Arbeitsplätze senken den Preis pro Arbeitsplatz leicht – Skalierbarkeit entsteht aber vor allem durch Standardisierung, nicht durch Masse.

Zusatzkosten: das Kleingedruckte im Angebot

Ein faires Angebot erkennen Sie an drei Dingen: Jeder Posten ist einzeln ausgewiesen, der Leistungsumfang ist als Liste definiert (nicht als Prosa), und der Anbieter nennt seine Preise, bevor Sie danach fragen müssen.

Rechenbeispiel: Unternehmen mit 25 Arbeitsplätzen

So kalkuliert ein Dienstleister eine typische Vollbetreuung für 25 Arbeitsplätze mit Cloud-Infrastruktur, Microsoft 365 und definierten Reaktionszeiten:

• Betreuungspauschale: 25 × 75 € = 1.875 €/Monat (Helpdesk, Monitoring, Patch-Management, Geräteverwaltung)
• Sicherheitspaket (EDR, Backup-Überwachung): 25 × 15 € = 375 €/Monat
• Summe laufende IT-Betreuung: 2.250 €/Monat bzw. 27.000 € pro Jahr

Zum Vergleich: Eine eigene IT-Stelle verursacht Personalkosten von 55.000 bis 70.000 Euro pro Jahr – für eine Person ohne Vertretung. Deshalb ist die ausgelagerte IT-Abteilung für die meisten KMU dieser Größe der wirtschaftlichere Weg, beim IT-Outsourcing Kosten zu senken, ohne an Qualität zu sparen – und der Wechsel zum Managed-Service-Modell eine Frage der Kostenkontrolle, nicht des Sparzwangs. Den vollständigen Kostenvergleich inklusive Übergangskosten rechnet unser Ratgeber Was kostet es, die IT komplett auszulagern? vor.

Was kostet IT-Betreuung bei kjello?

kjello legt die Zahlen offen: Die laufende IT-Betreuung startet bei 29 € pro Arbeitsplatz und Monat – als IT-Support-Flatrate mit Self-Service-Portal, On- und Offboarding, Geräte- und Inventar-Management und Support von echten Menschen.

Damit wissen Sie vor dem ersten Gespräch, womit Sie kalkulieren – und genau so sollte sich jede IT-Betreuung anfühlen: transparent, monatlich planbar und effizient statt reaktiv. Wie die Plattform dahinter arbeitet, zeigt die Produkt-Tour.