Microsoft 365 Preiserhöhung 2026: Das gilt für Firmen
Microsoft-365-Preiserhöhung seit 1. Juli 2026: Business Basic +16 %, Standard +12 %. Was das kostet, was Sie dafür bekommen und wie Sie gegensteuern.
- Zum 1. Juli 2026 hat Microsoft die Listenpreise für Microsoft 365 für Geschäftskunden angehoben: Business Basic von 6,00 auf 7,00 US-Dollar (Microsoft weist 16 Prozent aus), Business Standard von 12,50 auf 14,00 US-Dollar (12 Prozent).
- Microsoft 365 Business Premium bleibt bei 22,00 US-Dollar unverändert – dadurch wird der Premium-Plan im Verhältnis zu Basic und Standard relativ günstiger.
- Bestandskunden bleiben bis zur nächsten Vertragsverlängerung auf ihrem alten Preis; erst die Verlängerung stellt auf das neue Niveau um.
- Als Gegenleistung erhalten die Business-Pläne 50 GB zusätzlichen Postfachspeicher, eine Link-Prüfung beim Klick und erweiterte Copilot-Chat-Funktionen; Microsoft terminiert diesen Rollout auf den Sommer 2026.
- Bezogen auf die Listenpreise summiert sich die Erhöhung bei 50 Business-Standard-Plätzen auf rund 900 US-Dollar Mehrkosten im Jahr; die wirksamsten Gegenmaßnahmen sind Lizenz-Audit, Plan-Mix, Abrechnungsrhythmus und Lizenzhygiene beim Offboarding.
Seit dem 1. Juli 2026 zahlen Unternehmen für Microsoft 365 spürbar mehr. Die Microsoft-365-Preiserhöhung trifft die Geschäftspläne bei den beliebtesten Paketen im zweistelligen Prozentbereich. Wer 20, 50 oder 100 Arbeitsplätze betreibt, merkt das direkt im nächsten Verlängerungszyklus. Dieser Beitrag zeigt, welche Pläne wie stark betroffen sind, was Microsoft im Gegenzug dazupackt, was die Erhöhung konkret kostet und mit welchen vier Hebeln Sie gegensteuern, ohne an der falschen Stelle zu sparen.
Wie stark Microsoft 365 teurer wird
Microsoft hat die neuen Preise am 4. Dezember 2025 angekündigt und zum 1. Juli 2026 in Kraft gesetzt. Die maßgebliche Aufstellung steht in den Microsoft 365 Pricing and Packaging Updates von Microsoft selbst (Stand der Seite: 16. Februar 2026). Dort ist jede betroffene SKU mit altem und neuem Listenpreis aufgeführt.
Für den Mittelstand sind vor allem die drei Business-Pläne relevant. Daneben lohnt ein Blick auf die Enterprise- und Frontline-Ebene, weil viele gewachsene Umgebungen einzelne solche Lizenzen mitschleppen:
| Plan | Alter Listenpreis | Neuer Listenpreis | Änderung |
|---|---|---|---|
| Microsoft 365 Business Basic | 6,00 USD | 7,00 USD | +16 % |
| Microsoft 365 Business Standard | 12,50 USD | 14,00 USD | +12 % |
| Microsoft 365 Business Premium | 22,00 USD | 22,00 USD | unverändert |
| Office 365 E3 | 23,00 USD | 26,00 USD | +13 % |
| Microsoft 365 E3 | 36,00 USD | 39,00 USD | +8 % |
| Microsoft 365 E5 | 57,00 USD | 60,00 USD | +5 % |
| Microsoft 365 F1 (Frontline) | 2,25 USD | 3,00 USD | +33 % |
| Microsoft 365 F3 (Frontline) | 8,00 USD | 10,00 USD | +25 % |
Auffällig ist das Muster: Prozentual trifft es die günstigen Pläne am härtesten. Microsoft 365 F1 steigt um ein Drittel, Business Basic um ein Sechstel – während Microsoft 365 E5 als teuerster Plan nur fünf Prozent zulegt. Wer viele einfache Arbeitsplätze lizenziert, spürt die Erhöhung relativ stärker als ein Betrieb mit lauter Vollausstattungen. Die Einordnung bei heise online bestätigt die Business-Preise; die dort genannte Spanne von knapp 9 bis 25 Prozent lässt die Ausreißer nach oben und unten allerdings außen vor.
Eine eigene Zeile verdienen die Varianten „ohne Teams”, die Microsoft seit der Teams-Entflechtung für alle Suiten anbietet. Sie steigen laut Microsoft um denselben Dollarbetrag wie die Pakete mit Teams – prozentual fällt der Aufschlag dadurch höher aus: Business Basic ohne Teams klettert von 4,40 auf 5,40 US-Dollar, also um 23 Prozent. Wer nach der Entflechtung auf diese SKUs gewechselt ist, rechnet den eigenen Vertrag besser gesondert nach.
Die genannten Beträge sind die von Microsoft veröffentlichten US-Listenpreise. Die Euro-Preisliste zieht erfahrungsgemäß in vergleichbarer Größenordnung nach; maßgeblich für Ihre Kalkulation sind die Prozentsätze und Ihr konkreter Vertrag. Und noch etwas steht ausdrücklich in der Microsoft-Ankündigung: Bestandskunden bleiben bis zur nächsten Verlängerung auf ihrem bisherigen Preis. Für viele Unternehmen ist die Erhöhung deshalb noch gar nicht auf der Rechnung angekommen – sie kommt zum Verlängerungstermin, und zwar in voller Höhe auf einmal.
Was Sie für den höheren Preis bekommen
Eine Preiserhöhung ohne Gegenleistung wäre schnell erzählt. Microsoft hat parallel ein Paket an Funktionen in die Pläne gelegt, dessen Ausrollen im Juni 2026 begann. Für die Enterprise-Zusätze – Defender for Office 365 Plan 1 und die Intune-Erweiterungen – nennt Microsoft den 1. August 2026 als Abschlussdatum; für die Ergänzungen der Business-Pläne steht dort lediglich „Sommer 2026”. Für die Business-Pläne sind das drei Dinge: 50 GB zusätzlicher Postfachspeicher, eine Prüfung von Links im Moment des Klicks (URL time-of-click protection) und erweiterte Copilot-Chat-Funktionen, die laut Microsoft Postfach- und Kalenderkontext einbeziehen.
Im Ankündigungsbeitrag im Microsoft 365 Blog beschreibt Microsoft die Erweiterung der Link-Prüfung auf Office 365 E1, Business Basic und Business Standard ausdrücklich als Schutz vor bekannten schädlichen Websites beim Klick in E-Mails und Office-Apps. Auf Enterprise-Ebene fällt das Paket größer aus: Office 365 E3 und Microsoft 365 E3 erhalten Microsoft Defender for Office 365 Plan 1, Microsoft 365 E3 zusätzlich Intune Remote Help, Intune Advanced Analytics und Intune Plan 2.
Für die Praxis heißt das zweierlei. Erstens: Wer bislang eine separate Lösung für die Link-Prüfung in E-Mails bezahlt, sollte prüfen, ob sie noch nötig ist. Zweitens: Wer Intune als Zusatzlizenz einkauft, hat ab E3 unter Umständen mehr im Paket als gedacht. Was Intune leistet und wo die Grenzen liegen, erklärt unser Wissenseintrag zu Microsoft Intune; was sich sonst gerade in Ihrer Umgebung ändert, sammelt der Monatsüberblick zu den Microsoft-365-Änderungen im August 2026.
Was in den Plänen steckt – und warum Microsoft erhöht
Zur Einordnung ein kurzer Blick auf die Pläne. Business Basic enthält Web- und Mobil-Apps plus Exchange, OneDrive und Teams; Business Standard ergänzt die Desktop-Versionen von Word, Excel, Outlook und PowerPoint. Business Premium legt Geräte-Management über Intune und erweiterten Schutz über Microsoft Defender obendrauf. Auf Enterprise-Ebene decken E3 und E5 größere Organisationen mit zusätzlichen Compliance- und Sicherheitsfunktionen ab. Eine kompakte Übersicht steht im Wissenseintrag Microsoft 365.
Für Ihre Entscheidung ist die Begründung zweitrangig; entscheidend ist, ob Ihre Nutzer die neuen Funktionen brauchen. Wer für einen teuren Plan zahlt, dessen KI- und Security-Features niemand nutzt, subventioniert eine Preiserhöhung, die ihn gar nicht betreffen müsste.
Was das für 20, 50 und 100 Arbeitsplätze bedeutet
Die Prozentzahl klingt abstrakt – der Jahresbetrag nicht. Rechnet man mit dem Aufschlag von 1,50 US-Dollar pro Business-Standard-Platz und Monat, ergibt sich folgende Mehrbelastung allein durch diese eine Preisrunde:
| Arbeitsplätze (Business Standard) | Mehrkosten pro Monat | Mehrkosten pro Jahr |
|---|---|---|
| 20 | 30 USD | 360 USD |
| 50 | 75 USD | 900 USD |
| 100 | 150 USD | 1.800 USD |
Das ist der Effekt einer einzigen Erhöhung, bei nur einem Plan. In der Praxis mischen die meisten Unternehmen Basic, Standard und einzelne teurere Lizenzen – die Beträge addieren sich entsprechend. Wer die Microsoft-365-Kosten nie im Detail aufgeschlüsselt hat, findet in unserem Ratgeber zu den IT-Kosten pro Mitarbeiter die Systematik dafür. Wer die Lizenzkosten in eine belastbare Jahresplanung überführen will, arbeitet am besten mit einem festen IT-Budget für den Mittelstand, und für den schnellen Überschlag genügt der IT-Kosten-Rechner.
Vier Hebel, um die Microsoft-365-Preiserhöhung abzufedern
Die Erhöhung lässt sich nicht verhandeln – aber ihre Wirkung auf Ihre Kostenstelle sehr wohl. Vier Ansätze bringen erfahrungsgemäß am meisten, ohne die Handlungsfähigkeit einzuschränken.
1. Lizenz-Audit: Bezahlen Sie, was Sie nutzen?
Der schnellste Spareffekt liegt fast immer in ungenutzten oder überdimensionierten Lizenzen. Typische Funde: E5-Pläne für Mitarbeitende, die nie eine der Zusatzfunktionen anrühren, aktive Lizenzen für längst ausgeschiedene Personen, oder doppelte Zuweisungen. Ein sauberes Audit gleicht die tatsächlich zugewiesenen Lizenzen mit der aktiven Belegschaft und dem realen Bedarf ab. Nicht selten schrumpft die Rechnung dabei um mehr, als die Preiserhöhung sie erhöht.
Diese fünf Punkte decken die häufigsten Funde ab und lassen sich in ein bis zwei Stunden im Microsoft 365 Admin Center abarbeiten:
- Zugewiesene gegen gekaufte Lizenzen. Die Differenz ist bezahlter Leerstand – jeder unbenutzte Platz kostet ab Juli 2026 mehr als vorher.
- Konten ohne Anmeldung in 90 Tagen. Karteileichen, Testkonten und Dienstkonten mit Vollausstattung sind der klassische Fund.
- E5- und E3-Lizenzen gegen die tatsächliche Nutzung. Wer weder Compliance- noch erweiterte Security-Funktionen nutzt, ist überversorgt.
- Doppelte Zuweisungen. Ein Nutzer mit Business Standard und zusätzlich Microsoft 365 Apps zahlt denselben Funktionsumfang zweimal.
- Add-ons ohne Besitzer. Visio, Project und Power BI Pro laufen oft jahrelang weiter, nachdem das Projekt beendet wurde.
2. Plan-Mix: Nicht jeder braucht dasselbe Paket
Weil Business Premium bei 22 US-Dollar stabil bleibt und Basic/Standard steigen, verschiebt sich die Wirtschaftlichkeit. Für sicherheitsrelevante Rollen ist Business Premium mit integriertem Geräte-Management (Intune) und Microsoft Defender oft ohnehin die bessere Wahl – jetzt auch preislich attraktiver im Verhältnis. Reine Postfach-Nutzer im Lager oder in der Produktion kommen dagegen mit einem schlanken Plan aus. Und wo heute pauschal E5 lizenziert wird, ist die ehrliche Frage, ob nicht E3 plus gezielte Zusatzmodule genügt. Der richtige Mix statt „für alle dasselbe” ist der zweite große Hebel.
Die meisten unserer Neukunden haben Microsoft 365 längst. Genutzt wird davon E-Mail und vielleicht Word. Der Rest liegt brach, obwohl er bezahlt ist.
Jens HagelGründer & Geschäftsführer
3. Jahres- statt Monatsabo – dort, wo es passt
Ein Monatsabo kostet pro Nutzer spürbar mehr als das Jahresabo, dafür lässt es sich flexibel anpassen. Die kluge Antwort ist selten „nur das eine”: ein Jahresabo für die feste Stammbelegschaft, Monatslizenzen für Saison-, Projekt- oder Probezeit-Konten. Wichtig ist der Zeitpunkt – laut der Microsoft-Dokumentation zum Ändern der Abrechnungshäufigkeit lässt sich eine Änderung der Abrechnungshäufigkeit nur zur Verlängerung einplanen. Wer den Wechsel erst am Verlängerungstag bemerkt, verliert ein weiteres Jahr.
4. Lizenzhygiene beim Offboarding
Jede Lizenz, die nach einem Austritt weiterläuft, ist verbranntes Geld – und ein Sicherheitsrisiko obendrein. In vielen Betrieben werden Konten beim Ausscheiden zwar deaktiviert, die Lizenz aber nicht eingezogen. In der Anleitung zum Entfernen einer Lizenz von einem ehemaligen Mitarbeiter trennt Microsoft zwei Vorgänge, die im Alltag gern verwechselt werden: Die Zuweisung einer Lizenz aufzuheben macht den Platz nur wieder frei – bezahlt wird er weiter. Erst wer die Lizenzmenge im Abonnement selbst reduziert, senkt die Rechnung. Ein automatisiertes Offboarding, das beides gemeinsam erledigt, schließt dieses Leck dauerhaft. Wie ein sauberer Austrittsprozess aussieht, zeigt unsere Offboarding-Checkliste nach DSGVO; den Ablauf dahinter automatisiert kjello über On- und Offboarding als Prozess.
Diese vier Hebel wirken zusammen: Ein einmaliges Audit deckt die Altlasten auf, der Plan-Mix und die Abo-Wahl senken das laufende Niveau, und die Lizenzhygiene verhindert, dass sich neue Kosten unbemerkt aufbauen.
Was Entscheider an dieser Preisrunde wirklich stört
In den Gesprächen seit der Ankündigung ist selten der Dollar das Thema, sondern die Unplanbarkeit: Eine über Jahre stabile Position springt zum Verlängerungstermin um einen zweistelligen Prozentsatz – und niemand im Haus kann auf Anhieb sagen, wie viele Lizenzen überhaupt aktiv genutzt werden.
Zum Festpreis? Das machen die wenigsten. Dann weiß ich wenigstens, was auf mich zukommt.
Der häufigste Einwand gegen betreute IT lautet an dieser Stelle: „Das ist doch nur eine weitere Position auf der Rechnung.” Die Gegenrechnung ist einfach. Bei 50 Arbeitsplätzen kostet die reine Preiserhöhung rund 900 US-Dollar im Jahr. Ein Audit, das zehn ungenutzte Business-Standard-Lizenzen findet, spart im selben Zeitraum rund 1.680 US-Dollar – die Erhöhung ist damit nicht abgefedert, sondern überkompensiert. Vorausgesetzt, jemand schaut regelmäßig hin. Welche Posten sich sonst noch lohnen, sammelt unser Überblick, wie sich IT-Kosten senken lassen.
Microsoft 365 als Pass-through statt versteckte Marge
Bei kjello sind Microsoft-365-Lizenzen ein transparentes Pass-through: Sie zahlen den Lizenzpreis, den Microsoft aufruft, ohne Aufschlag – die Betreuung, das Lizenzmanagement und der Support sind Teil des Portals zu 29 € pro Nutzer und Monat. Eine Preisrunde wie diese wird damit sichtbar und nachvollziehbar, statt in einer intransparenten Paketpauschale zu verschwinden.
Genau darum geht es bei der Microsoft-365-Betreuung durch kjello: weniger Lizenz-Ballast, ein schlanker Plan-Mix und ein Offboarding, das Lizenzen automatisch wieder freigibt. Wie das im Gesamtbild des Portals zusammenspielt, zeigt die Produktübersicht.
Der eigentliche Punkt hinter der Preiserhöhung ist nicht der einzelne Dollar, sondern die Erinnerung: Software-Abos sind laufende Kosten, die aktiv gesteuert werden wollen.
30 Minuten, kostenlos, ohne Vertriebsdruck: Wir schauen gemeinsam auf Ihren Plan-Mix und rechnen die Erhöhung für Ihre Platzzahl durch.
Gespräch vereinbarenFazit: aktiv steuern statt hinnehmen
Die Microsoft-365-Preiserhöhung 2026 trifft mit Business Basic und Standard genau die Pläne, die im Mittelstand am häufigsten im Einsatz sind. Die gute Nachricht: Der Aufschlag lässt sich in den meisten Betrieben durch Lizenz-Audit, Plan-Mix, Abo-Wahl und sauberes Offboarding vollständig kompensieren. Weil Bestandskunden erst zur Verlängerung umgestellt werden, bleibt dafür meist noch Zeit – aber nur, wenn der Verlängerungstermin im Kalender steht und jemand die Lizenzlandschaft im Blick behält. Genau das gehört bei einer betreuten IT zum Standard, nicht zum Sonderprojekt.
Geschrieben von
Jens Hagel
Gründer & Geschäftsführer
Jens Hagel gründete 2004 das Systemhaus hinter kjello und betreut mit seinem Team über 150 mittelständische Unternehmen. Er schreibt über das, was er in echten Firmen erlebt – praxisnah, ehrlich und ohne Fachchinesisch.
Häufige Fragen
Ab wann gilt die Microsoft-365-Preiserhöhung?
Welche Microsoft-365-Pläne sind betroffen?
Was bekommen Unternehmen für den höheren Preis?
Lohnt sich jetzt ein Wechsel des Microsoft-365-Plans?
Kann ich Microsoft-365-Lizenzen unterjährig reduzieren?
Warum wird Microsoft 365 teurer?
Microsoft 365 transparent betreuen lassen
kjello verwaltet Ihre Microsoft-365-Lizenzen, gibt sie ohne Aufschlag weiter und hält den Plan-Mix schlank – damit Preisrunden wie diese kein Selbstläufer nach oben werden.
