Microsoft 365 Preiserhöhung 2026: Das gilt für Firmen
Microsoft hebt zum 1. Juli 2026 die Microsoft-365-Preise an: Business Basic +17 %, Standard +12 %. Was das kostet und mit welchen vier Hebeln Sie gegensteuern.
- Zum 1. Juli 2026 hat Microsoft die Listenpreise für Microsoft 365 für Geschäftskunden angehoben – Business Basic um rund 17 Prozent, Business Standard um rund 12 Prozent.
- Microsoft begründet die Erhöhung mit den in die Pläne integrierten KI-Funktionen; Microsoft 365 Business Premium bleibt vorerst preisstabil.
- Bezogen auf die angekündigten US-Listenpreise summiert sich die Erhöhung bei 50 Business-Standard-Plätzen auf rund 900 US-Dollar Mehrkosten im Jahr.
- Die wirksamsten Gegenmaßnahmen sind ein Lizenz-Audit, der passende Plan-Mix, Jahres- statt Monatsabrechnung und eine saubere Lizenzhygiene beim Offboarding.
- kjello gibt Microsoft-365-Lizenzen ohne Aufschlag als transparentes Pass-through weiter – eine Preisänderung wird eins zu eins sichtbar, nicht in einer Pauschale versteckt.
Seit dem 1. Juli 2026 zahlen Unternehmen für Microsoft 365 spürbar mehr. Microsoft hat die Listenpreise für die Geschäftspläne angehoben – bei den beliebtesten Paketen im zweistelligen Prozentbereich. Wer 20, 50 oder 100 Arbeitsplätze betreibt, merkt das direkt im nächsten Verlängerungszyklus. Dieser Beitrag zeigt, welche Pläne wie stark betroffen sind, was die Erhöhung konkret kostet und mit welchen vier Hebeln Sie gegensteuern, ohne an der falschen Stelle zu sparen.
Wie stark Microsoft 365 teurer wird
Zum 1. Juli 2026 hat Microsoft die Preise für Business Basic um rund 17 Prozent und für Business Standard um rund 12 Prozent erhöht. Konkret steigt Business Basic laut der Meldung bei heise online von 6 auf 7 US-Dollar pro Nutzer und Monat, Business Standard von 12,50 auf 14 US-Dollar. Die Aufstellung bei ComputerBase nennt dieselben Zahlen und rechnet die Steigerungen mit 16,7 beziehungsweise 12 Prozent aus.
Nicht jeder Plan ist gleich betroffen. Die Enterprise-Ebene (etwa Microsoft 365 E3) zieht moderater an, einzelne Frontline-Pläne deutlich stärker. Und es gibt einen Ausreißer nach oben in der Stabilität: Microsoft 365 Business Premium bleibt nach aktueller Ankündigung preislich unverändert – ein Detail, das für die Plan-Wahl gleich noch wichtig wird.
Die genannten Beträge sind die angekündigten US-Listenpreise. Die Euro-Preisliste zieht erfahrungsgemäß in vergleichbarer Größenordnung nach; maßgeblich für Ihre Kalkulation sind die Prozentsätze und Ihr konkreter Vertrag.
Was in den Plänen steckt – und warum Microsoft erhöht
Um die Preisanpassung einzuordnen, hilft ein kurzer Blick auf die Pläne. Microsoft 365 Business Basic enthält die Web- und Mobil-Apps plus Exchange, OneDrive und Microsoft Teams; Business Standard ergänzt die Desktop-Versionen von Word, Excel, Outlook, PowerPoint und OneNote. Business Premium legt Geräte-Management über Microsoft Intune und erweiterten Schutz über Microsoft Defender obendrauf. Auf Enterprise-Ebene decken die Pläne E3 und E5 (sowie die reinen Office-365-Varianten E1/E3) größere Organisationen mit zusätzlichen Compliance- und Sicherheitsfunktionen ab.
Als Begründung für die Preiserhöhung nennt Microsoft die neuen, KI-gestützten Funktionen, die in die Abonnements einfließen – allen voran Microsoft Copilot und Copilot Chat, aber auch Sicherheitsbausteine wie Security Copilot und Defender for Office. Für Ihre Entscheidung ist die Begründung zweitrangig; entscheidend ist, ob Ihre Nutzer diese Funktionen brauchen. Wer für einen teuren Plan zahlt, dessen KI- und Security-Features niemand nutzt, subventioniert eine Preiserhöhung, die ihn gar nicht betreffen müsste.
Was das für 20, 50 und 100 Arbeitsplätze bedeutet
Die Prozentzahl klingt abstrakt – der Jahresbetrag nicht. Rechnet man mit dem angekündigten Aufschlag von 1,50 US-Dollar pro Business-Standard-Platz und Monat, ergibt sich folgende Mehrbelastung allein durch diese eine Preisrunde:
| Arbeitsplätze (Business Standard) | Mehrkosten pro Monat | Mehrkosten pro Jahr |
|---|---|---|
| 20 | 30 USD | 360 USD |
| 50 | 75 USD | 900 USD |
| 100 | 150 USD | 1.800 USD |
Das ist der Effekt einer einzigen Erhöhung, bei nur einem Plan. In der Praxis mischen die meisten Unternehmen Basic, Standard und einzelne teurere Lizenzen – und die Beträge addieren sich entsprechend. Wer die Microsoft-365-Kosten ohnehin nie im Detail aufgeschlüsselt hat, findet in unserem Ratgeber zu den IT-Kosten pro Mitarbeiter die Systematik dafür. Und wer die Lizenzkosten in eine belastbare Jahresplanung überführen will, arbeitet am besten mit einem festen IT-Budget für den Mittelstand.
Vier Hebel, um die Preiserhöhung abzufedern
Die Erhöhung lässt sich nicht verhandeln – aber ihre Wirkung auf Ihre Kostenstelle sehr wohl. Vier Ansätze bringen erfahrungsgemäß am meisten, ohne die Handlungsfähigkeit einzuschränken.
1. Lizenz-Audit: Bezahlen Sie, was Sie nutzen?
Der schnellste Spareffekt liegt fast immer in ungenutzten oder überdimensionierten Lizenzen. Typische Funde: E5-Pläne für Mitarbeitende, die nie eine der Zusatzfunktionen anrühren, aktive Lizenzen für längst ausgeschiedene Personen, oder doppelte Zuweisungen. Ein sauberes Audit gleicht die tatsächlich zugewiesenen Lizenzen mit der aktiven Belegschaft und dem realen Bedarf ab. Nicht selten schrumpft die Rechnung dabei um mehr, als die Preiserhöhung sie erhöht.
2. Plan-Mix: Nicht jeder braucht dasselbe Paket
Weil Business Premium stabil bleibt und Basic/Standard steigen, verschiebt sich die Wirtschaftlichkeit. Für sicherheitsrelevante Rollen ist Business Premium mit integriertem Geräte-Management (Intune) und Microsoft Defender oft ohnehin die bessere Wahl – jetzt auch preislich attraktiver im Verhältnis. Reine Postfach-Nutzer im Lager oder in der Produktion kommen dagegen mit einem schlanken Plan (etwa Office 365 E1 oder Business Basic) aus. Und wo heute pauschal E5 lizenziert wird, ist die ehrliche Frage, ob nicht E3 plus gezielte Zusatzmodule genügt. Der richtige Mix statt „für alle dasselbe” ist der zweite große Hebel. Welche Lizenz zu welcher Rolle passt, ist ein eigenes Thema, das wir gesondert vertiefen.
3. Jahres- statt Monatsabo – dort, wo es passt
Ein Monatsabo kostet pro Nutzer rund ein Fünftel mehr als das Jahresabo, dafür lässt es sich jederzeit anpassen. Die kluge Antwort ist selten „nur das eine”: ein Jahresabo für die feste Stammbelegschaft, Monatslizenzen für Saison-, Projekt- oder Probezeit-Konten. So zahlen Sie den Aufpreis nur für die Flexibilität, die Sie wirklich brauchen.
4. Lizenzhygiene beim Offboarding
Jede Lizenz, die nach einem Austritt weiterläuft, ist verbranntes Geld – und ein Sicherheitsrisiko obendrein. In vielen Betrieben werden Konten beim Ausscheiden zwar deaktiviert, die Lizenz aber nicht eingezogen. Ein automatisiertes Offboarding, das mit dem Sperren des Kontos auch die Lizenz freigibt, schließt dieses Leck dauerhaft. Wie ein sauberer Austrittsprozess aussieht, zeigt unsere Offboarding-Checkliste nach DSGVO.
Microsoft 365 als Pass-through statt versteckte Marge
Bei kjello sind Microsoft-365-Lizenzen ein transparentes Pass-through: Sie zahlen den Lizenzpreis, den Microsoft aufruft, ohne Aufschlag – die Betreuung, das Lizenzmanagement und der Support sind Teil des Portals zu 29 € pro Nutzer und Monat. Eine Preisrunde wie diese wird damit sichtbar und nachvollziehbar, statt in einer intransparenten Paketpauschale zu verschwinden. Genau darum geht es bei der Microsoft-365-Betreuung durch kjello: weniger Lizenz-Ballast, ein schlanker Plan-Mix und ein Offboarding, das Lizenzen automatisch wieder freigibt. Wie das im Gesamtbild des Portals zusammenspielt, zeigt die Produktübersicht.
Der eigentliche Punkt hinter der Preiserhöhung ist nicht der einzelne Dollar. Es ist die Erinnerung daran, dass Software-Abos laufende Kosten sind, die man aktiv managen muss – nicht einmal einrichten und dann vergessen. Wer seinen Lizenzbestand einmal im Jahr ehrlich durchsieht, fängt Preisrunden wie diese meist mühelos auf.
Fazit: aktiv steuern statt hinnehmen
Die Microsoft-365-Preiserhöhung 2026 trifft mit Business Basic und Standard genau die Pläne, die im Mittelstand am häufigsten im Einsatz sind. Die gute Nachricht: Der Aufschlag lässt sich in den meisten Betrieben durch ein Lizenz-Audit, den richtigen Plan-Mix, die passende Abo-Wahl und sauberes Offboarding vollständig kompensieren. Voraussetzung ist, dass jemand die Lizenzlandschaft überhaupt im Blick behält – und genau das gehört bei einer betreuten IT zum Standard, nicht zum Sonderprojekt.
Geschrieben von
Jens Hagel
Gründer & Geschäftsführer
Jens Hagel gründete 2004 das Systemhaus hinter kjello und betreut mit seinem Team über 150 mittelständische Unternehmen. Er schreibt über das, was er in echten Firmen erlebt – praxisnah, ehrlich und ohne Fachchinesisch.
Häufige Fragen
Ab wann gilt die Microsoft-365-Preiserhöhung?
Welche Microsoft-365-Pläne sind betroffen?
Lohnt sich jetzt ein Wechsel des Microsoft-365-Plans?
Kann ich Microsoft-365-Lizenzen unterjährig reduzieren?
Warum wird Microsoft 365 teurer?
Microsoft 365 transparent betreuen lassen
kjello verwaltet Ihre Microsoft-365-Lizenzen, gibt sie ohne Aufschlag weiter und hält den Plan-Mix schlank – damit Preisrunden wie diese kein Selbstläufer nach oben werden.
