Microsoft 365 Lizenzen im Vergleich: welcher Plan?

Wie Microsoft-Lizenzen gekauft werden

Der Plan ist die eine Entscheidung, der Kaufweg die andere – und die wird oft nebenbei getroffen, obwohl sie über Preis und Beweglichkeit mitentscheidet. Für Unternehmen gibt es im Wesentlichen drei Wege:

Beim Kauf über einen Partner gilt seit der Umstellung auf die sogenannte Neue Handelserfahrung eine Regel, die im Alltag oft überrascht: Eine bestellte Jahreslizenz lässt sich nur innerhalb der ersten sieben Kalendertage wieder reduzieren oder stornieren. Microsoft beziffert dieses Fenster in der Partner-Center-Dokumentation auf sieben Tage beziehungsweise 168 Stunden ab Bestellung; danach wird der volle Zeitraum berechnet, auch wenn der Kunde die Lizenz nicht mehr nutzt. Wer im Januar zehn Lizenzen zu viel bestellt, zahlt sie bis zum Januar des Folgejahres.

Daraus folgt eine einfache Faustregel: Der stabile Kern der Belegschaft wird jährlich lizenziert, weil das rund ein Fünftel günstiger ist. Alles, was schwankt – Projektkräfte, Saisonarbeit, Probezeiten – wird monatlich lizenziert und beim Austritt beendet. Der Aufschlag für die monatliche Laufzeit ist billiger als eine Jahreslizenz, die elf Monate lang niemandem gehört.

Ein dritter Punkt betrifft die Marge: Partner dürfen auf Lizenzen aufschlagen, und viele tun es. Fragen Sie danach. Bei kjello werden die Lizenzen ohne Aufschlag durchgereicht; verdient wird an der Betreuung, nicht an der Lizenz.

Nicht nur Microsoft 365: Windows, Server und Zugriffslizenzen

Wer nach Microsoft-Lizenzen sucht, meint nicht immer die 365er-Pläne. Drei weitere Arten begegnen mittelständischen Betrieben regelmäßig – und keine davon ist in einem Microsoft-365-Plan enthalten:

• Windows-Lizenzen für Arbeitsplätze. Neue Geräte kommen in der Regel mit vorinstalliertem Windows Pro (OEM); gekauft wird das Betriebssystem also einmal mit dem Gerät. Das Recht, ein solches Gerät auf Windows Enterprise hochzustufen, steckt dagegen nur in Microsoft 365 E3 und E5: Laut Microsoft Learn zur Abonnementaktivierung steigt ein Windows-Pro-Gerät nur dann zur Enterprise-Edition auf, wenn dem angemeldeten Nutzer eine Windows-Enterprise-E3- oder -E5-Lizenz zugewiesen ist. Business Premium enthält sie nicht.
• Server-Lizenzen. Ein Windows Server wird nach Prozessorkernen lizenziert, unabhängig von Microsoft 365. Wer noch einen eigenen Datei- oder Fachanwendungsserver betreibt, braucht sie weiterhin.
• Zugriffslizenzen (CALs). Für jeden Nutzer oder jedes Gerät, das auf einen solchen Server zugreift, ist zusätzlich eine Zugriffslizenz fällig. Diese Position wird beim Umstieg in die Cloud gern vergessen – und läuft dann jahrelang mit, obwohl der Server abgeschaltet ist.

Genau solche Karteileichen sind teurer, als sie aussehen: Wie viel ungenutzte Lizenzen im Jahr kosten und wie man sie findet, rechnet der Beitrag zu verwaisten Lizenzen vor.

Drei Muster, mit denen Sie sparen

1. Rollenbasiert mischen. Business Premium für Büro- und Sicherheitsrollen, ein schlanker Plan (Basic oder Office 365 E1) für reine Postfach- oder Schichtarbeitsplätze. Niemand zahlt für Funktionen, die er nicht nutzt.
2. Von E5 auf E3 plus Add-on. Wo pauschal E5 lizenziert wurde, genügt oft E3 mit einem gezielten Zusatzmodul — bei rund 20 € Unterschied je Nutzer und Monat ist der Abstand groß genug, um genau hinzusehen.
3. Lizenzhygiene beim Offboarding. Jede beim Austritt nicht eingezogene Lizenz läuft weiter. Welche Schritte dazugehören, steht in unserer Offboarding-Checkliste nach DSGVO; automatisiert wird der Ablauf über On- und Offboarding als Prozess.

So rechnen Sie Ihren Plan-Mix durch

Die drei Muster helfen nur, wenn jemand sie auf die eigene Belegschaft anwendet. Genau dafür ist der Microsoft-365-Lizenzrechner gedacht: Sie geben nicht Produktnamen ein, sondern den Bedarf im Klartext — wie viele Menschen brauchen Office auf dem Rechner, wer arbeitet nur am Postfach, welche Geräte sollen zentral verwaltet werden, wo liegen erhöhte Sicherheitsanforderungen.

Heraus kommt eine Lizenzmischung mit einer Begründung je Zeile: welche Rolle welchen Plan bekommt und warum. Dazu stellt der Rechner die beiden üblichen Wege gegenüber — den Weg über Business Premium und den über E3 plus Zukäufe — und weist die Differenz pro Jahr aus. Wer sich der 300-Nutzer-Grenze nähert, bekommt an dieser Stelle einen Hinweis, weil dort nicht der Preis entscheidet, sondern die Frage, ob der Plan überhaupt noch zulässig ist. Alle Listenpreise sind mit Stand-Datum und Quelle hinterlegt, damit nachvollziehbar bleibt, auf welcher Grundlage gerechnet wurde.

Mit dem Ergebnis lässt sich zweierlei anfangen. Kurzfristig ist es die Vorlage für den nächsten Verlängerungstermin: Sie sehen, welche Plätze zu groß und welche zu klein lizenziert sind, und können die Menge im Sieben-Tage-Fenster noch anpassen. Mittelfristig ist es die Diskussionsgrundlage mit Ihrem Partner — spätestens wenn eine Position nicht erklärbar ist, wird es interessant.

Der häufigste Einwand an dieser Stelle lautet: „Das schauen wir uns einmal im Jahr an, das reicht.” Erfahrungsgemäß reicht es nicht, weil sich Rollen unterjährig ändern und niemand von sich aus meldet, dass er eine kleinere Lizenz bräuchte. Ein fester Blick zum Verlängerungstermin plus ein automatisches Offboarding fangen den Großteil ab.

Genau darauf zielt das kjello-Modell: Der laufende Betrieb kostet 29 € pro Nutzer und Monat, Antivirus und EDR optional 10 € mehr, M365-Lizenzen kommen als Durchleitung dazu — ohne Aufschlag, nachzulesen auf der Preisseite.

Fazit: der richtige Mix schlägt die Einheitslizenz

Die beste Microsoft-365-Lizenzierung ist selten „für alle dasselbe”. Sie ist ein bewusster Mix, der jeder Rolle den passenden Plan zuordnet – mit Business Premium als tragender Säule für den Mittelstand und einem schlanken Plan für die, die weniger brauchen. Wichtig ist, dass jemand den Bestand im Blick behält und die Lizenzen sauber verwaltet. Bei kjello ist genau das Teil der Microsoft-365-Betreuung: der passende Plan-Mix, transparent als Pass-through weitergegeben, zentral verwaltet über das Portal – ohne versteckte Marge auf die Lizenzen. Nicht der teuerste Plan ist der richtige, sondern der, dessen Funktionen tatsächlich eingerichtet und genutzt werden.