Eigene IT-Stelle oder externe IT? Die ehrliche Kostenrechnung
Eigene IT-Stelle oder externe Betreuung? Die Rechnung für 60 Arbeitsplätze über drei Jahre – mit Zahlen von Destatis, Bitkom und den kjello-Preisen.
- Eine einzelne zusätzliche IT-Stelle kostet bei 60 Arbeitsplätzen rund 100 € je Arbeitsplatz und Monat – gerechnet mit den 45,00 € Arbeitskosten je geleisteter Stunde, die das Statistische Bundesamt für 2025 ausweist.
- Eine externe IT-Abteilung im Flatrate-Modell kostet bei kjello 29 € je Arbeitsplatz und Monat; das Sicherheitspaket Security+ kostet 10 € je Arbeitsplatz und Monat zusätzlich, zusammen also 39 € (Stand Oktober 2026, netto).
- Über drei Jahre und 60 Arbeitsplätze stehen 432.000 € für zwei interne Stellen gegen 84.240 € für die vollständig externe Betreuung – bei deutlich unterschiedlichem Leistungsbild.
- Hardware, Microsoft-365-Lizenzen, Firewall, Datensicherung und Telefonie fallen in jedem Modell an und stehen deshalb in keiner der drei Rechnungen. Wer sie nur in einer Spalte einrechnet, vergleicht falsch.
- In der deutschen Wirtschaft fehlten im August 2025 rund 109.000 IT-Fachkräfte, 85 Prozent der befragten Unternehmen beklagen einen Mangel – eine Stelle zu bewilligen heißt nicht, sie besetzen zu können.
Inhalt11 Abschnitte
Die Rechnung, die in Geschäftsführungen aufgemacht wird, wenn eine externe IT-Abteilung zur Debatte steht, lautet meistens: Gehalt gegen Monatsrate. Sie ist bequem, sie geht schnell – und sie ist falsch. Auf der einen Seite steht ein Bruttogehalt ohne Nebenkosten, auf der anderen eine Rate, in der Leistungen stecken, die intern gar nicht abgebildet sind.
Dieser Beitrag rechnet beide Wege einmal sauber durch: an einem Betrieb mit 60 Arbeitsplätzen, über drei Jahre, mit offengelegten Annahmen. Wer lieber zuerst die grundsätzliche Entscheidungslogik sucht, findet sie im Beitrag eigene IT-Abteilung aufbauen oder auslagern – hier geht es um die Zahlen dahinter.
Was eine externe IT-Abteilung konkret ist
Eine externe IT-Abteilung bedeutet: Ein Dienstleister übernimmt den laufenden Betrieb der IT vollständig – Support, Geräte, Konten, Sicherheit, Dokumentation – und rechnet dafür einen festen Betrag je Arbeitsplatz und Monat ab, statt Stunden zu schreiben.
kjello ist die IT-Abteilung als Service für den Mittelstand — ein Self-Service-Portal für On-/Offboarding, Geräte-Management und IT-Support, betrieben vom Hamburger Systemhaus hagel IT (seit 2004). Was dieses Modell im Alltag leistet, steht ausführlich auf der Seite zur externen IT-Abteilung.
Die Ausgangslage: 60 Arbeitsplätze, eine Kraft, die alles macht
Der typische Fall sieht so aus: 60 Arbeitsplätze, eine interne IT-Kraft, die seit Jahren alles hält. Sie kennt jeden Drucker, jede Freigabe und jede Ausnahme. Und sie kommt seit anderthalb Jahren nicht mehr hinterher.
Jetzt steht die Frage im Raum, ob eine zweite Stelle ausgeschrieben wird. Bevor man das entscheidet, braucht es zwei belastbare Zahlen: was eine Stelle kostet und was externe Betreuung kostet.
Die ersten beiden Werte stammen aus der Jahresschätzung des Statistischen Bundesamts: Unternehmen zahlten 2025 im Schnitt 45,00 € für eine geleistete Arbeitsstunde, im Wirtschaftsabschnitt Information und Kommunikation 58,50 € (Pressemitteilung Nr. 148 vom 29. April 2026). Diese Beträge enthalten bereits die Lohnnebenkosten – anders als das Bruttogehalt, mit dem sonst gerechnet wird.
Weg A: aufstocken – was eine zweite Stelle wirklich kostet
Eine Vollzeitkraft leistet im Jahr rund 1.600 Stunden: 40 Stunden je Woche, abzüglich Urlaub, Feiertagen und Krankheitstagen. Konservativ gerechnet ergibt das bei 45,00 € je Stunde 72.000 € Vollkosten pro Jahr, beim Branchenwert für Information und Kommunikation 93.600 €.
Wir rechnen mit dem gesamtwirtschaftlichen Wert von 72.000 €, weil ein Betrieb außerhalb der IT-Branche selten auf dem Kostenniveau der Informations- und Kommunikationswirtschaft vergütet – und weil die niedrigere Zahl bewusst zugunsten der internen Lösung wirkt. Bei 60 Arbeitsplätzen sind das rechnerisch 100 € je Arbeitsplatz und Monat für eine einzige Stelle.
Nicht enthalten sind darin Arbeitsplatz und Hardware für die neue Kraft, Lizenzen für Fernwartung, Ticketsystem und Monitoring, Zertifizierungen sowie der Aufwand für Recruiting. Eine detaillierte Aufschlüsselung dieser Nebenposten liefert der Beitrag zu den IT-Kosten pro Mitarbeiter.
Weg B: die IT-Betreuung extern vergeben
Im Flatrate-Modell wird nicht nach Aufwand abgerechnet, sondern nach Arbeitsplätzen. Bei kjello kostet „Arbeitsplatz betreut“ 29 € je Arbeitsplatz und Monat netto; darin stecken Portal, On- und Offboarding, Geräte- und Inventar-Management, Konten und Support. Optional kommen 10 € je Arbeitsplatz und Monat für das Sicherheitspaket Security+ dazu, Microsoft-365-Lizenzen gibt es zum Lizenzpreis (Stand Oktober 2026).
Bei 60 Arbeitsplätzen ergibt das 20.880 € im Jahr für „Arbeitsplatz betreut“ allein und 28.080 € inklusive Security+. Alle veröffentlichten Beträge stehen auf der Preisseite.
Die Gegenüberstellung über drei Jahre
Weil der Vergleich „eine Stelle gegen eine Flatrate” das Leistungsbild verzerrt, stehen hier drei realistische Varianten nebeneinander: aufstocken, kombinieren, komplett auslagern.
| Posten (60 Arbeitsplätze) | A: zweite Stelle intern | B: bestehende Kraft + externe IT-Abteilung | C: Betreuung komplett extern |
|---|---|---|---|
| Personal | 2 Stellen × 72.000 € | 1 Stelle × 72.000 € | Ansprechpartner als Teilaufgabe |
| Externe Betreuung | – | 28.080 € | 28.080 € |
| Summe pro Jahr | 144.000 € | 100.080 € | 28.080 € |
| Je Arbeitsplatz und Monat | 200 € | 139 € | 39 € |
| Über drei Jahre | 432.000 € | 300.240 € | 84.240 € |
Die Spanne zwischen A und C beträgt über drei Jahre rund 348.000 €. Sie vergleicht allerdings zwei feste Stellen mit gar keiner: Auch in Variante C bleibt interne Zeit für Abstimmung, Freigaben und Fachverfahren nötig – sie taucht in keiner Spalte auf, weil sie in bestehenden Rollen aufgeht. Die Zahl ist damit kein Argument, das die Entscheidung allein trägt – aber eine, die man kennen sollte, bevor man eine Stelle ausschreibt. Wer die Rechnung mit den eigenen Werten nachvollziehen möchte, kann den IT-Kosten-Rechner nutzen.
Der häufigste Fehler in dieser Rechnung ist das Bruttogehalt. Wer 50.000 € Gehalt gegen 28.080 € Flatrate stellt, unterschlägt die Lohnnebenkosten, die in den 72.000 € Vollkosten oben bereits stecken – allein diese Differenz beträgt 44 Prozent. Arbeitsplatz, Werkzeuge und Vakanzzeiten kommen obendrauf.
Was in allen drei Spalten fehlt
Hardware, Microsoft-365-Lizenzen, Firewall, Datensicherung und Telefonie stehen in keiner der drei Varianten. Diese Posten fallen an, egal wer die IT betreut – sie gehören deshalb in jede Spalte oder in keine.
Genau hier trennt sich Preistransparenz von Paketrhetorik: Ein Angebot, das „alles inklusive” verspricht, hat die Grenze entweder verschoben oder versteckt. Nachvollziehbar ist ein Angebot erst, wenn erkennbar ist, was es nicht enthält.
Preise gehören auf die Website. Wer sie versteckt, verkauft über das Gespräch — und der Kunde merkt das.
Jens HagelGründer
Die Posten, die in keiner Rechnung stehen
Zwei Risiken tauchen in keiner Kalkulationstabelle auf und entscheiden trotzdem oft über den Weg.
Das erste ist der Arbeitsmarkt. Laut Bitkom-Presseinformation vom 7. August 2025 fehlten in der deutschen Wirtschaft rund 109.000 IT-Fachkräfte; 85 Prozent der befragten Unternehmen beklagen einen Mangel, 79 Prozent erwarten eine weitere Verschärfung. Die Erhebung beruht auf einer repräsentativen Befragung von 855 Unternehmen aller Branchen; die Langfassung steht im Studienbericht zum Arbeitsmarkt für IT-Fachkräfte. Eine bewilligte Stelle ist damit noch keine besetzte Stelle – und in der Zwischenzeit läuft der Betrieb weiter.
Das zweite ist die Vertretung. Eine einzelne interne Kraft kann nicht gleichzeitig Urlaub nehmen und den Serverausfall beheben. Externe Betreuung löst dieses Problem nicht durch Zauberei, sondern durch Teamgröße und feste Reaktionszeiten.
Wie sich der Support in Stufen organisieren lässt, ohne dass jede Frage bei einer Person landet, beschreibt die Seite zum IT-Support mit festen Ansprechpartnern.
Zum Festpreis? Das machen die wenigsten. Dann weiß ich wenigstens, was auf mich zukommt.
In sechs Schritten zur eigenen Zahl
Die Rechnung oben ist ein Muster, kein Ergebnis. Mit den eigenen Werten dauert sie eine knappe Stunde.
- Arbeitsplätze zählen. Nicht Köpfe, sondern betreute Geräte und Konten – Teilzeitkräfte und Schichtarbeitsplätze machen den Unterschied.
- Vorhandene IT-Zeit erfassen. Wie viele Stunden pro Woche gehen heute für IT drauf, auch bei Kolleginnen und Kollegen, die offiziell etwas anderes machen.
- Personalkosten mit Vollkosten ansetzen. Stundensatz aus der Destatis-Jahresschätzung × 1.600 Stunden, nicht das Bruttogehalt.
- Werkzeugkette auflisten. Fernwartung, Ticketsystem, Monitoring, Patch-Management, Dokumentation – intern zahlt man sie einzeln.
- Angebote auf Arbeitsplatz-Basis vergleichen. Alles, was nicht je Arbeitsplatz und Monat ausgewiesen ist, gehört separat in die Tabelle.
- Drei Jahre rechnen, nicht zwölf Monate. Einmalige Übergangskosten verzerren das erste Jahr in beide Richtungen.
Wer die Aufgaben dahinter noch nicht vollständig überblickt, findet sie in der Übersicht zu den Kosten beim IT-Auslagern sortiert.
Wann welcher Weg passt
Aufstocken ist die richtige Antwort, wenn die IT tief in Fertigungs- oder Laborprozesse eingreift, wenn tägliche Präsenz vor Ort gebraucht wird oder wenn bereits zwei Stellen existieren und eine dritte sie sinnvoll ergänzt.
Eine externe IT-Abteilung passt, wenn der Betrieb standardisierbar ist, wenn Reaktionszeiten wichtiger sind als Anwesenheit und wenn planbare Kosten einen Wert an sich haben. Der Mittelweg – interne Kraft plus externer Partner – ist für Betriebe zwischen 50 und 150 Arbeitsplätzen oft der ehrlichste Kompromiss; die Abwägung dazu steht im Vergleich interne vs. externe IT.
Und die Grenze in die andere Richtung: kjello ist auf Unternehmen mit 20 bis 250 Mitarbeitenden zugeschnitten. Konzerne mit eigener IT-Abteilung und reine Cloud-only-Startups fahren mit anderen Modellen besser – das sagen wir lieber vor dem Angebot als danach.
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Gespräch vereinbarenFazit: erst die Annahmen, dann die Entscheidung
Die Differenz zwischen 200 € und 39 € je Arbeitsplatz und Monat ist groß genug, dass sie eine Prüfung verdient – und klein genug, dass sie eine schlechte Entscheidung nicht rettet. Entscheidend ist, ob die Annahmen stimmen: Vollkosten statt Gehalt, drei Jahre statt eines, gleiche Posten in beiden Spalten.
Wer danach zum Schluss kommt, die Stelle auszuschreiben, hat sie gut begründet. Wer zum Schluss kommt, die IT-Abteilung auszulagern, ebenso. Falsch ist nur die Rechnung, die nie aufgemacht wurde.
Geschrieben von
Jens Hagel
Gründer
Jens Hagel gründete 2004 das Systemhaus hinter kjello und betreut mit seinem Team über 150 mittelständische Unternehmen. Er schreibt über das, was er in echten Firmen erlebt – praxisnah, ehrlich und ohne Fachchinesisch.
Häufige Fragen
Was kostet eine externe IT-Abteilung im Monat?
Ist eine externe IT-Abteilung günstiger als eine eigene Stelle?
Ab wie vielen Mitarbeitenden lohnt sich eine zweite interne IT-Stelle?
Welche Posten gehören in beide Spalten eines Kostenvergleichs?
Kann man interne IT und externe IT-Abteilung kombinieren?
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