Telefonanlage im Vergleich: die 4 Wege für Unternehmen
Telefonanlage vergleichen: gehostete Cloud-Anlage, eigene 3CX, Teams Phone oder Anlage im Haus – Abrechnung, Stärken und Grenzen für Unternehmen im Überblick.
- Für Unternehmen gibt es vier Grundmodelle der Telefonie: die gehostete Cloud-Telefonanlage beim Provider, eine eigene Anlagen-Software wie 3CX, Telefonie über Microsoft Teams Phone und die klassische Anlage im eigenen Haus.
- Die Modelle unterscheiden sich weniger im Funktionsumfang als in der Abrechnung: pro Nutzer und Monat, pro System und Jahr nach gleichzeitigen Gesprächen, als Microsoft-Add-on oder als einmalige Anschaffung mit Wartungsvertrag.
- 3CX rechnet in den Editionen PRO und AI laut eigener Preisseite nicht pro Nutzer ab, sondern als fester Jahrespreis pro System – gestaffelt nach der Zahl gleichzeitig geführter Gespräche, mit einer je Stufe begrenzten Zahl an Nebenstellen.
- Microsoft Teams Phone Standard ist eine Add-on-Lizenz zu Microsoft 365; die Anbindung ans Telefonnetz kommt getrennt dazu, über Calling Plan, Operator Connect oder Direct Routing.
- Bestehende Rufnummern gehen beim Wechsel nicht verloren: Nach § 59 Abs. 2 TKG darf der Dienst höchstens einen Arbeitstag unterbrochen werden.
Die Frage kommt meist nicht aus dem Nichts. Ein Vertrag läuft aus, der Anschluss zieht mit dem Büro um, oder die Anlage im Technikraum lässt sich nicht mehr warten. Dann steht die Entscheidung an, und der Markt wirkt unübersichtlich, weil jeder Anbieter sein eigenes Modell erklärt. Tatsächlich gibt es nur vier Grundmodelle. Wer sie auseinanderhält, hat die halbe Auswahl schon getroffen.
Telefonanlage vergleichen: die vier Grundmodelle für Unternehmen
Der wichtigste Unterschied zwischen den vier Wegen ist nicht der Funktionsumfang. Warteschlangen, Voicemail-to-Mail, Weiterleitungen und Softphone-Apps bieten heute praktisch alle. Sie unterscheiden sich darin, wer den Betrieb verantwortet und wie abgerechnet wird.
| Modell | Abrechnung | Betrieb liegt bei | Passt zu | Ehrliche Grenze |
|---|---|---|---|---|
| Gehostete Cloud-Anlage | pro Nutzer und Monat | Provider | Betrieben mit klaren, einfachen Abläufen | wenig Spielraum bei Sonderfällen |
| Eigene Anlagen-Software (3CX) | Jahrespreis pro System (PRO/AI) | Ihnen oder Ihrem Dienstleister | viele Nebenstellen, Sonderfälle, Integrationen | jemand muss sie betreuen |
| Microsoft Teams Phone | Add-on-Lizenz plus Netzanbindung | Microsoft plus Netzanbieter | Teams-zentrierte Unternehmen | Fax, Türsprechstellen, komplexe Flows |
| Anlage im eigenen Haus | Anschaffung plus Wartung | Ihnen | Standorte mit besonderen Anforderungen | Hardware altert, Wartung kostet |
Die Reihenfolge ist bewusst keine Rangliste. Welches Modell trägt, hängt an Ihren Abläufen, nicht an der Technik.
Weg 1: Die gehostete Cloud-Telefonanlage
Hier läuft die komplette Anlage im Rechenzentrum eines Anbieters, und Sie buchen Nebenstellen wie Abonnements. Placetel beschreibt sein Angebot auf der eigenen Produktseite als virtuelle Cloud-Telefonanlage mit redundanter Infrastruktur in Rechenzentren in Deutschland und Europa, DSGVO-konform und mit TLS- und SRTP-Verschlüsselung (Stand 07.08.2026). Weitere Anbieter dieser Gruppe im deutschen Markt sind unter anderem sipgate und easybell.
Die Stärke des Modells ist der geringe Betriebsaufwand: keine Hardware, keine Updates, kalkulierbare Kosten pro Kopf. Wenn Ihre Telefonie im Kern aus Durchwahlen, einer Zentrale und ein paar Weiterleitungen besteht, ist das der kürzeste Weg. Wie diese Systeme technisch funktionieren, erklärt unser Wissens-Eintrag zu VoIP, die Marktlage ordnet der Ratgeber Cloud-Telefonie im Mittelstand ein.
Die Grenze liegt dort, wo Sonderfälle anfangen. Je stärker Sie von der Standardkonfiguration abweichen wollen, desto häufiger stoßen Sie an das, was der Anbieter vorgesehen hat.
Weg 2: Eigene Anlagen-Software, zum Beispiel 3CX
Der zweite Weg ist Anlagen-Software, die Sie selbst betreiben oder betreiben lassen: auf einem eigenen Server, in einer virtuellen Maschine oder gehostet. Bekanntester Vertreter im Mittelstand ist 3CX.
Interessant ist hier vor allem das Abrechnungsmodell, weil es sich von allen anderen unterscheidet. Laut der offiziellen Preisseite von 3CX bieten die Editionen PRO und AI „einen festen Jahrespreis pro 3CX-System, basierend auf der Anzahl gleichzeitig stattfindender interner und externer Anrufe” (Stand 07.08.2026). Nicht die Zahl der Mitarbeitenden treibt den Preis, sondern die Zahl gleichzeitiger Gespräche.
Ganz entkoppelt ist die Nutzerzahl damit allerdings nicht: 3CX nennt zu jeder Stufe simultaner Gespräche zusätzlich eine maximal zulässige und eine empfohlene Zahl an Nebenstellen. Wer viele Nebenstellen bei überschaubarem Gesprächsaufkommen hat, fährt damit trotzdem oft günstiger als mit einem Preis pro Nutzer – aber die Nebenstellen sind nicht beliebig. Für ein Callcenter, in dem alle gleichzeitig telefonieren, dreht sich der Vorteil um. Rechnen Sie beide Modelle einmal für Ihr Haus durch, bevor Sie sich festlegen.
Der Vergleich scheitert regelmäßig daran, dass nur die Lizenzkosten verglichen werden. SIP-Trunk, Einrichtung, Endgeräte, Portierung und die laufende Betreuung gehören in dieselbe Tabelle. Sonst gewinnt am Ende immer das Modell mit der kleinsten sichtbaren Zahl.
Die ehrliche Kehrseite: Eine eigene Anlagen-Software braucht jemanden, der sie kennt. Updates, Zertifikate, Firewall-Regeln und Endgeräte-Provisionierung laufen nicht von selbst. Wenn diese Rolle im Haus nicht besetzt ist, gehört sie in einen Vertrag.
Weg 3: Telefonie über Microsoft Teams
Wer Microsoft 365 ohnehin nutzt, stellt schnell die Frage, ob Teams die Telefonanlage gleich mit übernimmt. Technisch geht das, aber nicht mit der bestehenden Lizenz. Microsoft beschreibt in der Dokumentation zu den Teams-Add-on-Lizenzen, dass Teams Telefon Standard eine eigene Add-on-Lizenz ist, die den gehosteten Telefondienst mit PBX-Funktionen bereitstellt. Für Gespräche ins öffentliche Telefonnetz kommt getrennt eine Anbindung dazu, wahlweise über einen Microsoft-Anrufplan, über Operator Connect oder über Direct Routing mit einem eigenen Anbieter.
Das ist der Punkt, an dem viele Kalkulationen kippen: Die Add-on-Lizenz ist nur ein Teil der Rechnung. Wie sich Microsoft-Lizenzen sonst zusammensetzen, behandeln wir auf der Seite zu Microsoft 365 im betreuten Betrieb.
Weg 4: Die Anlage im eigenen Haus
Das vierte Modell ist das älteste und noch längst nicht tot. Hersteller wie Auerswald bauen weiterhin Anlagen für den Betrieb vor Ort und werben mit Qualität „Made in Germany”; im Portfolio stehen inzwischen beide Welten nebeneinander, die Anlage für den Technikraum und eine eigene Cloud-Telefonanlage (Stand 07.08.2026).
Sinnvoll ist der eigene Kasten heute vor allem dort, wo die Internetleitung nicht die einzige Lebensader sein darf: Produktionsstandorte, Einrichtungen mit Notruf-Funktionen, Häuser mit vielen analogen Sonderapparaten. Dagegen stehen Anschaffungskosten, Wartungsverträge und die schlichte Tatsache, dass Hardware altert.
Wer den eigenen Kasten aus Sicherheitsgründen wählt, sollte sich dabei nicht auf den Standort allein verlassen. Das BSI führt VoIP als eigenen IT-Grundschutz-Baustein NET.4.2 und hält fest, dass die dort beschriebenen Komponenten hinsichtlich ihrer Funktionalität den Telekommunikationsanlagen aus Baustein NET.4.1 gleichen (Edition 2023). Eine Telefonanlage ist also in beiden Welten ein Stück IT-Infrastruktur mit allem, was dazugehört: Netztrennung, Updates, Zugriffsschutz.
Sechs Fragen, die die Auswahl entscheiden
Die Kriterien sind bei allen vier Modellen dieselben. Wer sie vorher beantwortet, spart sich drei Angebotsrunden.
- Wie viele gleichzeitige Gespräche brauchen Sie wirklich? Das ist bei 3CX die Preisgröße und bei jedem SIP-Trunk die Kapazitätsgrenze.
- Welche Sonderfälle gibt es? Türsprechstelle, Fax, Alarmierung, analoge Apparate in der Werkstatt – jeder davon schließt Modelle aus.
- Wie zentral ist Microsoft 365 bei Ihnen? Je stärker Teams im Alltag steckt, desto eher trägt Teams Phone.
- Wer betreibt das System im Alltag? Updates, Endgeräte, Störungen – die Rolle muss besetzt sein, im Haus oder im Vertrag.
- Welche Rufnummern müssen mit? Nummernblöcke, Faxnummern, alte Durchwahlen: Was Sie behalten wollen, gehört in die Portierungsliste.
- Was passiert bei Leitungsausfall? Eine Weiterleitung auf Mobilfunk kostet wenig und rettet den Tag.
Die Antworten sind wichtiger als jede Funktionsliste. Zwei Unternehmen derselben Größe kommen damit regelmäßig zu unterschiedlichen Ergebnissen.
Ich rate immer: nicht übertreiben, einfach anfangen. Die perfekte IT-Lösung gibt es nicht — aber eine, die in drei Monaten besser ist als heute.
Jens HagelGründer & Geschäftsführer
Was der Vergleich meistens übersieht: der Betrieb
Anbietervergleiche enden fast immer bei der Monatsgebühr. In der Praxis entscheidet etwas anderes darüber, ob die Telefonie ein Thema bleibt oder aus dem Alltag verschwindet: Wer richtet die neue Nebenstelle ein, wenn jemand anfängt? Wer nimmt sie zurück, wenn jemand geht? Wer ist dran, wenn die Zentrale morgens nicht klingelt?
kjello ist die IT-Abteilung als Service für den Mittelstand — ein Self-Service-Portal für On-/Offboarding, Geräte-Management und IT-Support, betrieben vom Hamburger Systemhaus hagel IT (seit 2004). Telefonie ist dabei kein eigenes Produkt, sondern ein Modul neben Firewall, Backup und Netzwerk: wahlweise mit 3CX oder Placetel, eingerichtet, portiert und laufend betreut. Der Vorteil ist nicht der bessere Tarif, sondern dass die Nebenstelle im selben Ablauf entsteht wie der Laptop und das Postfach.
Wenn jemand neu anfängt: Laptop da, E-Mail eingerichtet, Telefon läuft. Wenn jemand geht: Zugänge zu. Mehr wollen wir gar nicht.
Dazu gehört auch die Grenze: Dieser Zuschnitt passt für Unternehmen mit 20 bis 250 Mitarbeitenden. Konzerne mit eigener IT-Abteilung brauchen keinen betreuten Betrieb, sondern Lieferanten. Und ein reines Cloud-Startup ohne Standort ist mit einer schlanken Provider-Lösung schneller unterwegs.
Kosten realistisch rechnen
Die Basis bei kjello sind 29 € pro Nutzer und Monat für die Plattform mit Portal, On-/Offboarding, Geräte-Management und Support; Antivirus und EDR kosten optional 10 € pro Nutzer und Monat, Microsoft-365-Lizenzen kommen als Durchleitung dazu. Telefonie wird als Modul separat kalkuliert, weil Nebenstellenzahl, Gesprächsaufkommen und Endgeräte zu unterschiedlich sind, um sie in eine Pauschale zu pressen. Die Details stehen auf der Preisübersicht.
Der zweite Posten wird gern vergessen: die Zeit, die Ihr Team mit der Umstellung verbringt. Ein Überblick über die Gesamtkosten der IT hilft beim Einordnen – dafür gibt es den IT-Kosten-Rechner und den Ratgeber zu den IT-Kosten pro Mitarbeiter.
Und die gute Nachricht für alle, die einen Wechsel scheuen: Ihre Rufnummern bleiben. § 59 Abs. 2 des Telekommunikationsgesetzes schreibt vor, dass der Dienst bei einem Anbieterwechsel nicht länger als einen Arbeitstag unterbrochen werden darf. Wie ein Anbieterwechsel insgesamt abläuft, beschreibt der Beitrag IT-Dienstleister wechseln.
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Gespräch vereinbarenFazit: erst die Abläufe, dann die Technik
Es gibt keine beste Telefonanlage für Unternehmen, nur eine, die zu Ihren Abläufen passt. Die gehostete Cloud-Anlage gewinnt bei Einfachheit, 3CX bei Flexibilität und ungewöhnlichen Nutzungsprofilen, Teams Phone bei der Integration in Microsoft 365, die eigene Anlage bei besonderen Anforderungen vor Ort. Wer die sechs Fragen oben ehrlich beantwortet, hat die Auswahl meist auf zwei Modelle eingedampft, bevor das erste Angebot auf dem Tisch liegt.
Was in allen vier Fällen gleich bleibt: Jemand muss das System betreiben. Wenn Sie diese Rolle nicht im Haus haben, ist die Frage nach dem betreuten Telefonie-Modul die wichtigere als die nach dem Tarif. Wie das mit dem übrigen IT-Betrieb zusammenspielt, zeigt die Übersicht So funktioniert kjello.
Geschrieben von
Jens Hagel
Gründer & Geschäftsführer
Jens Hagel gründete 2004 das Systemhaus hinter kjello und betreut mit seinem Team über 150 mittelständische Unternehmen. Er schreibt über das, was er in echten Firmen erlebt – praxisnah, ehrlich und ohne Fachchinesisch.
Häufige Fragen
Welche Telefonanlage ist die richtige für mein Unternehmen?
Was kostet eine Telefonanlage für ein Unternehmen?
Was ist der Unterschied zwischen einer Cloud-Telefonanlage und einer eigenen Anlage?
Kann ich meine Rufnummern behalten, wenn ich die Telefonanlage wechsle?
Reicht Microsoft Teams als Telefonanlage aus?
Wie lange dauert die Umstellung auf eine neue Telefonanlage?
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