Software für IT-Dokumentation: 8 Werkzeuge im Vergleich
Welche Software für IT-Dokumentation passt zu 20–250 Mitarbeitenden? Acht Werkzeuge von Open Source bis CMDB — mit Preisen, Auswahlkriterien und Grenzen.
- Software für IT-Dokumentation hält Geräte, Konten, Lizenzen, Netzstruktur und Abhängigkeiten an einer Stelle fest — der Unterschied zwischen den Werkzeugen liegt darin, wie viel davon automatisch erfasst wird und wie viel jemand eintippen muss.
- Am Markt haben sich vier Bauformen durchgesetzt: automatische Inventarisierung (Docusnap, LOGINventory), CMDB mit Abhängigkeitsmodell (i-doit, NetBox), Dokumentationsplattform für Dienstleister (IT Glue, Hudu) und schlankes Asset-Management (Snipe-IT).
- Preise reichen von 0 Euro bei selbst gehosteter Open Source über 389 bis 465 Euro pro Jahr bei den deutschen Inventarisierungs- und CMDB-Werkzeugen bis zu 27 bis 29 US-Dollar pro Nutzer und Monat bei den Dokumentationsplattformen für Dienstleister (Herstellerangaben, abgerufen am 07.08.2026).
- Der häufigste Fehler ist nicht die Werkzeugwahl, sondern die Annahme, ein Werkzeug erzeuge Disziplin: Wo Dokumentation eine zusätzliche Aufgabe bleibt, veraltet sie unabhängig vom Preis der Lizenz.
- Für Unternehmen mit 20 bis 250 Mitarbeitenden ohne eigene IT-Abteilung ist die Frage meist nicht, welches Werkzeug sie kaufen, sondern wer es pflegt — Dokumentation aus dem laufenden Betrieb ist dort die stabilere Antwort als ein weiteres Tool.
Die Suche nach Software für IT-Dokumentation beginnt fast immer gleich: Jemand hat gerade gemerkt, dass niemand mehr genau sagen kann, welche Geräte im Haus sind und wer auf welches System Zugriff hat. Der Reflex ist dann, ein Werkzeug zu kaufen. Der Markt bietet dafür sehr unterschiedliche Bauformen an — vom automatischen Netzwerkscanner über die vollwertige CMDB bis zur Plattform, die IT-Dienstleister für ihre Kunden führen. Dieser Beitrag ordnet acht Werkzeuge nach Anwendungsfall ein, nennt Preise mit Stand-Datum und beschreibt die Grenze, an der ein Werkzeug allein nicht mehr hilft.
Was Software für IT-Dokumentation leisten muss
IT-Dokumentations-Software bedeutet: ein System, das den Ist-Zustand der IT strukturiert erfasst, ihn nachvollziehbar aktuell hält und ihn für Berechtigte auffindbar macht. Der Unterschied zwischen den Produkten liegt weniger im Funktionsumfang als in der Antwort auf eine Frage: Wie viel kommt automatisch herein, und wie viel muss jemand eintippen?
Fünf Ebenen tauchen in jedem ernsthaften Werkzeug auf:
| Ebene | Typischer Inhalt | Automatisch erfassbar? |
|---|---|---|
| Inventar | Geräte, Server, Drucker, mobile Geräte | ja, per Scan oder Agent |
| Konten und Rechte | Benutzer, Gruppen, Admin-Zugänge | weitgehend |
| Software und Lizenzen | Installationen, Verträge, Laufzeiten | teilweise |
| Struktur | Netzplan, Abhängigkeiten, Standorte | nur mit Modell |
| Prozesse | Runbooks, Notfallplan, Ansprechpartner | nein |
Die ersten drei Ebenen liefern moderne Werkzeuge weitgehend selbst. Die letzten beiden entstehen nur, wenn jemand sie bewusst pflegt — und genau dort scheitern die meisten Projekte. Wie sich dieser Pflegeaufwand grundsätzlich vermeiden lässt, beschreibt unser Grundlagenbeitrag zur IT-Dokumentation im Mittelstand.
Die Auswahlkriterien, offengelegt
Wir haben die Werkzeuge nicht nach Funktionslisten sortiert, sondern nach der Situation, in der sie sich bewähren. Diese sechs Kriterien tragen die Einordnung:
- Erfassungsgrad. Wie viel des Bestands entsteht ohne manuelle Eingabe — und bleibt es auch nach sechs Monaten aktuell?
- Betriebsaufwand. Braucht das Werkzeug einen eigenen Server, Updates und Backups, oder läuft es als Dienst?
- Abhängigkeitsmodell. Lassen sich Beziehungen zwischen Systemen abbilden, oder ist es eine flache Liste?
- Nachweisfähigkeit. Kommen Auswertungen heraus, die man einer Prüfung oder einem Auditor vorlegen kann?
- Zugriff für Nicht-ITler. Kann die Geschäftsführung selbst nachsehen, oder braucht jede Frage einen Administrator?
- Gesamtkosten. Lizenz plus Betrieb plus die Arbeitszeit, die das Pflegen tatsächlich kostet.
Das letzte Kriterium wird am häufigsten unterschätzt. Eine Lizenz für 465 Euro im Jahr ist günstig; vier Stunden Pflege im Monat sind es nicht. Wer diese Rechnung sauber aufstellen will, findet im IT-Kosten-Rechner einen Ausgangspunkt.
Acht Werkzeuge, nach Anwendungsfall einsortiert
| Werkzeug | Bauform | Preis (Stand 07.08.2026) | Stark, wenn … |
|---|---|---|---|
| Docusnap | automatische Inventarisierung | ab 465 €/Jahr, nach Netzgröße | Sie einen vollständigen Bestand samt Netzplänen ohne Agenten wollen |
| LOGINventory | automatische Inventarisierung | pro Asset lizenziert, Preise auf Anfrage | Notfallhandbuch und Audit-Berichte gefragt sind |
| i-doit | CMDB | ab 389 €/Jahr (i-doit up), i-doit ab 619 €/Jahr | Abhängigkeiten und ein ISMS-Nachweis gefragt sind |
| NetBox | CMDB/IPAM, Open Source | 0 € (Apache 2.0) + Betrieb | Netz und Rechenzentrum das Kernthema sind |
| IT Glue | Dokumentationsplattform | ab 29 $/Nutzer (Basic, min. 5) | ein Dienstleister viele Kunden dokumentiert |
| Hudu | Dokumentationsplattform | 27 $/Nutzer/Monat, jährlich | Sie selbst hosten oder Cloud wählen wollen |
| Snipe-IT | Asset-Management, Open Source | 0 € selbst gehostet, Cloud ab 39,99 $/Monat | Geräte und Zuordnung reichen |
| kjello | Betriebsportal | 29 €/User/Monat (Core) | Dokumentation als Nebenprodukt entstehen soll |
Docusnap ist unter den deutschsprachigen Lösungen die bekannteste. Der Hersteller Docusnap GmbH sitzt in Kiefersfelden und beschreibt auf seiner Preisseite zwei Editionen ab 465 Euro pro Jahr, gestaffelt nach Arbeitsplätzen und Servern beziehungsweise Objekten. Die Stärke ist die agentenlose Erfassung mit Netzplänen und Berechtigungsanalysen. Wenn Sie ein Werkzeug suchen, das Ihnen den Bestand liefert, ohne dass jemand Software auf jedem Rechner installiert, ist das die naheliegende Wahl.
LOGINventory spielt in derselben Klasse und setzt einen anderen Schwerpunkt: Der Hersteller beschreibt auf der Produktseite neben der agentenlosen Inventarisierung dynamische Dokumente für IT-Notfall- und Betriebshandbücher sowie vorgefertigte Berichte für Microsoft-Audits. Lizenziert wird pro erfasstem Asset; die Preisseite nennt zwei Editionen — Inventory und SAM, letztere zusätzlich mit Lizenzmanagement — jeweils auf Anfrage statt mit Listenpreis. Vor der Kaufentscheidung lässt sich eine Testlizenz für die volle Netzwerkgröße anfordern (abgerufen am 07.08.2026). Wer regelmäßig Lizenz- oder Compliance-Nachweise vorlegen muss, spart hier am meisten Handarbeit.
i-doit kommt von der anderen Seite. Es ist eine CMDB: Hardware, Software, Verträge und Services werden nicht nur gelistet, sondern miteinander verknüpft. Der Hersteller veröffentlicht auf der Preisseite gestaffelte Listenpreise nach Objektzahl: i-doit up beginnt bei 389 Euro pro Jahr für bis zu 500 Objekte, i-doit selbst bei 619 Euro pro Jahr für unter 1.000 Objekte, die Cloud-Variante bei 989 Euro; darüber staffeln Medium und Large, dazu kommt ein 30-Tage-Test (abgerufen am 07.08.2026). Das lohnt sich, wenn Sie Abhängigkeiten wirklich brauchen — etwa weil ein ISMS nachweisen muss, welcher Ausfall welchen Geschäftsprozess trifft.
NetBox ist die Open-Source-Antwort auf dieselbe Frage, mit Schwerpunkt Netzwerk. Die Projektdokumentation beschreibt es als „source of truth”, das IP-Adressverwaltung (IPAM) und Rechenzentrumsdokumentation (DCIM) verbindet, lizenziert unter Apache 2 (abgerufen am 07.08.2026). Für ein Unternehmen mit zwei Switches ist das überdimensioniert; für einen eigenen Serverraum mit gewachsener Verkabelung ist es das präziseste Werkzeug der Liste.
IT Glue und Hudu sind für Dienstleister gebaut, die viele Umgebungen dokumentieren. IT Glue gehört zu Kaseya und nennt auf seiner Preisseite den Tarif Basic ab 29 US-Dollar pro Nutzer bei mindestens fünf Nutzern, darüber Select und Enterprise; Hudu gibt auf seiner Preisseite 27 US-Dollar pro Nutzer und Monat bei Jahreszahlung an und bietet neben der Cloud auch Self-Hosting (beide abgerufen am 07.08.2026). Interne IT-Teams können beides nutzen, zahlen aber für Mandantenfähigkeit, die sie nicht brauchen.
Snipe-IT ist der pragmatische Einstieg: Open Source, selbst gehostet kostenlos, gehostete Tarife laut Preisseite ab 39,99 US-Dollar im Monat oder 399,99 US-Dollar im Jahr (abgerufen am 07.08.2026). Es verwaltet Geräte, Zuordnungen und Lizenzen sauber — mehr nicht. Für viele Betriebe mit 20 bis 50 Arbeitsplätzen ist genau das der Bedarf, und die Nachbarschaft zum Thema beschreibt unser Beitrag zum IT-Asset-Management für KMU.
Prüfen Sie vor jedem Kauf, was Sie bereits haben. Wer Microsoft 365 mit Intune einsetzt, verfügt laut Microsoft Learn bereits über einen Dienst, der den gesamten Lebenszyklus verwalteter Geräte abdeckt und Geräte- sowie App-Status zurückmeldet. Ein Teil des Inventars ist damit schon dokumentiert — er wird nur selten so genutzt.
Warum das Werkzeug seltener das Problem ist als die Zuständigkeit
Wir sehen bei Neukunden regelmäßig gekaufte Dokumentationssoftware, in der der letzte Eintrag zwei Jahre alt ist. Nicht weil das Produkt schlecht wäre — sondern weil die Person, die es pflegen sollte, dieselbe ist, die Tickets löst, Drucker anschließt und die Firewall betreut. Wie schnell das kippt, beschreibt unser Beitrag zum überlasteten IT-Verantwortlichen.
Ich rate immer: nicht übertreiben, einfach anfangen. Die perfekte IT-Lösung gibt es nicht — aber eine, die in drei Monaten besser ist als heute.
Jens HagelGründer
Der praktische Test ist einfach: Nehmen Sie eine Frage, die im Ernstfall zählt — „Welche Geräte hat der Kollege, der morgen geht?” — und messen Sie, wie lange die Antwort dauert. Wer sie nicht in zwei Minuten aus dem System zieht, hat kein Dokumentationsproblem, sondern ein Prozessproblem. Der gleiche Test funktioniert für verwaiste Zugänge; wie Sie die systematisch finden, zeigt unser Beitrag zu verwaisten Konten.
Es ist immer nur ein Pflaster auf die Wunde geklebt worden, statt dass wir ein Konzept hatten.
Der andere Weg: Dokumentation als Nebenprodukt des Betriebs
Es gibt eine Bauform, die in klassischen Vergleichen fehlt, weil sie keine Dokumentationssoftware im engeren Sinn ist: das Betriebsportal. Die Idee dahinter dreht die Reihenfolge um. Statt den Bestand nachträglich abzubilden, wird er dort geführt, wo er ohnehin verändert wird — beim Onboarding, bei der Geräteausgabe, beim Softwarerollout.
kjello ist die IT-Abteilung als Service für den Mittelstand — ein Self-Service-Portal für On-/Offboarding, Geräte-Management und IT-Support, betrieben vom Hamburger Systemhaus hagel IT (seit 2004). Die Dokumentation ist dabei kein eigenes Produkt, sondern das Abbild dessen, was im Geräte-Management und in der Kontenverwaltung passiert. Wie das Portal im Alltag aussieht, beschreibt der Beitrag zum Self-Service-IT-Portal.
Die ehrliche Grenze gehört dazu: kjello modelliert keine Abhängigkeiten zwischen tausenden Configuration Items und ist kein IPAM für ein Rechenzentrum. Wer das braucht, ist bei i-doit oder NetBox besser aufgehoben. Der Zuschnitt liegt bei 20 bis 250 Mitarbeitenden — nicht bei Konzernen mit eigener IT-Abteilung und nicht bei reinen Cloud-only-Startups. Was drin ist und was extra kostet, steht offen auf der Preisseite.
Was die Dokumentation nachweisen muss
Ein Punkt, der in Produktvergleichen selten vorkommt, entscheidet in der Praxis über den Nutzen: Die Dokumentation muss prüfbar sein. Artikel 30 DSGVO verlangt ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten, das unter anderem Empfängerkategorien, Löschfristen und eine allgemeine Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen enthält. Die dort genannte Ausnahme für Unternehmen unter 250 Beschäftigten greift nur eingeschränkt — sie entfällt bereits, wenn die Verarbeitung nicht nur gelegentlich erfolgt.
Dazu kommt der Sicherheitsrahmen. Das IT-Grundschutz-Kompendium des BSI ordnet seine Bausteine in zehn Schichten von Anwendungen bis Sicherheitsmanagement und formuliert je Baustein konkrete Anforderungen — die Zuordnung der eigenen Systeme zu diesen Bausteinen setzt eine belastbare Bestandsaufnahme voraus. Für NIS2 gilt dasselbe Muster; welche Unternehmen betroffen sind, klärt unser NIS2-Check für den Mittelstand.
30 Minuten, kostenlos, ohne Vertriebsdruck — wir sehen uns Ihren Ist-Stand an und sagen offen, ob ein Tool reicht.
Gespräch vereinbarenDer übliche Einwand: „Das machen wir in Excel”
Excel ist kein schlechter Anfang. Es ist ein schlechter Dauerzustand, und zwar aus einem einzigen Grund: Eine Tabelle weiß nicht, wann sie falsch ist. Ein Scan meldet ein neues Gerät, ein Portal meldet die Rückgabe, eine Tabelle meldet nichts. Wenn Ihre Liste älter als drei Monate ist und niemand sagen kann, wann sie zuletzt gegen die Realität geprüft wurde, ist sie keine Dokumentation, sondern eine Erinnerung.
Der zweite Einwand lautet meist, dass Software für IT-Dokumentation zu teuer sei. Rechnen Sie gegen: Ein einziger Tag, an dem ein neuer Dienstleister die Umgebung erst kartieren muss, kostet mehr als eine Jahreslizenz. Wie sich die Geräteseite dieser Rechnung führen lässt, zeigt der Überblick zur Geräteverwaltung für KMU.
Fazit: erst die Frage, dann das Werkzeug
Es gibt keine beste Software für IT-Dokumentation, es gibt nur die passende Bauform. Brauchen Sie den Bestand ohne Aufwand, nehmen Sie ein Inventarisierungswerkzeug. Brauchen Sie Abhängigkeiten, nehmen Sie eine CMDB. Brauchen Sie beides plus jemanden, der es pflegt, ist ein Werkzeug allein nicht die Antwort — dann geht es um den Betrieb, nicht um die Lizenz. Was ein Anbieter dafür mitbringen muss, lässt sich vorab festhalten; der Anforderungskatalog unten ist genau dafür gedacht. Und wie das im laufenden Betrieb bei uns aussieht, steht auf der Produktseite.
Geschrieben von
Jens Hagel
Gründer
Jens Hagel gründete 2004 das Systemhaus hinter kjello und betreut mit seinem Team über 150 mittelständische Unternehmen. Er schreibt über das, was er in echten Firmen erlebt – praxisnah, ehrlich und ohne Fachchinesisch.
Häufige Fragen
Was ist Software für IT-Dokumentation?
Welche IT-Dokumentations-Software eignet sich für kleine IT-Teams?
Was kostet Software für IT-Dokumentation?
Gibt es kostenlose IT-Dokumentationssoftware?
Braucht man für die IT-Dokumentation zwingend eine CMDB?
Ist IT-Dokumentation gesetzlich vorgeschrieben?
IT-Dokumentation, die sich selbst schreibt
Bei kjello entsteht die Dokumentation aus dem laufenden Betrieb: Geräte, Konten und Software stehen im Portal, weil sie dort verwaltet werden.
