Cloud-Speicher für Unternehmen: Vergleich nach Anwendungsfall
Cloud-Speicher im Unternehmen vergleichen: welche Lösung zu welchem Anwendungsfall passt, was Serverstandort und DSGVO wirklich fordern – mit Preisen 2026.
- Es gibt keinen besten Cloud-Speicher für Unternehmen, sondern vier typische Anwendungsfälle: Zusammenarbeit im Team, Dateiaustausch mit Externen, Ablage großer Datenmengen und Archivierung mit Nachweispflicht. Jeder Fall führt zu einer anderen Lösung.
- Die DSGVO schreibt keinen Serverstandort in Deutschland vor. Sie verlangt einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28, eine Rechtsgrundlage für jeden Drittlandtransfer und Transparenz über Unterauftragsverarbeiter.
- Microsoft 365 Business Basic kostet 6,07 Euro pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung und enthält 1 TB OneDrive-Speicher je Person (Stand 07.08.2026) – für viele Mittelständler der günstigste Weg zu Unternehmensspeicher.
- Cloud-Speicher ist kein Backup. Synchronisation kopiert auch Verschlüsselung und Löschung mit; ohne separate Sicherung mit eigener Aufbewahrungsfrist ist eine Ransomware-Infektion in beiden Kopien.
- Der teuerste Fehler ist nicht die falsche Plattform, sondern die vierte Plattform: Wenn Teams parallel OneDrive, private Dropbox-Konten und ein NAS nutzen, weiß niemand mehr, wo die aktuelle Version liegt.
Die Frage kommt fast immer in derselben Form: „Welcher Cloud-Speicher ist der beste für uns?” Die ehrliche Antwort lautet, dass die Frage falsch gestellt ist. Es gibt keinen besten Anbieter, sondern vier typische Anwendungsfälle – und für jeden davon eine andere sinnvolle Lösung. Dieser Beitrag ordnet die realistischen Optionen für Unternehmen mit 20 bis 250 Mitarbeitenden ein, nennt die geprüften Preise mit Stand 07.08.2026 und erklärt, was Serverstandort und DSGVO tatsächlich verlangen.
Cloud-Speicher im Unternehmen: worum es bei der Auswahl geht
Cloud-Speicher für Unternehmen bedeutet: Dateien liegen auf Servern eines Dienstleisters, werden über das Internet synchronisiert und geteilt – die Verantwortung für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bleibt aber beim Unternehmen. Wer eine Plattform bucht, kauft Infrastruktur, keine Entlastung von der eigenen Sorgfalt.
Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik formuliert das im Kriterienkatalog C5 unmissverständlich: „Die Verwendung von Cloud-Diensten bietet Chancen, birgt aber auch Risiken, sodass ein eigenes Risikomanagement durch jeden Kunden unerlässlich ist.” Anbieter und Kunde haben laut BSI beide eine Mitwirkungspflicht – der C5 dient dabei ausdrücklich als „wichtige Orientierung für die Auswahl eines Anbieters”.
Praktisch heißt das: Bevor Sie Anbieter vergleichen, klären Sie den Anwendungsfall. Sonst passiert das, was in der Praxis am häufigsten schiefgeht – die Plattformen vermehren sich, statt sich abzulösen. Wie Schatten-IT im Mittelstand entsteht, lässt sich an kaum einem Thema besser beobachten als an Dateiablagen.
Sechs Kriterien, bevor Sie Anbieter vergleichen
- Anwendungsfall benennen. Gemeinsames Arbeiten im Team, Austausch mit Externen, große Datenmengen oder revisionssichere Archivierung – das sind vier verschiedene Anforderungen.
- Bestehende Umgebung prüfen. Wer Microsoft 365 bereits bezahlt, hat Unternehmensspeicher schon lizenziert. Eine zweite Plattform kostet dann doppelt.
- Datenresidenz klären. In welcher Region liegen die Daten, und lässt sich das vertraglich zusichern?
- Rechte und Identitäten mitdenken. Wer Zugriff bekommt, wird über das Verzeichnis gesteuert, nicht über Freigabelinks.
- Backup getrennt planen. Synchronisation ist keine Sicherung – dazu unten mehr.
- Ausstieg vorher regeln. Wie kommen 4 TB wieder heraus, wenn Sie den Anbieter wechseln, und in welchem Format?
Besonders das vierte Kriterium wird unterschätzt. Eine Plattform ist nur so sicher wie die Rechtevergabe darin; wie das systematisch aussieht, beschreibt der Beitrag zum Berechtigungsmanagement im Mittelstand.
Die Optionen im Vergleich – nach Anwendungsfall sortiert
Die folgende Übersicht nennt echte Anbieter mit ihren echten Stärken. Keiner davon ist in allen Punkten überlegen; die Zuordnung entscheidet.
| Lösung | Stärke | Datenlage | Passt, wenn … |
|---|---|---|---|
| Microsoft OneDrive / SharePoint | tiefe Integration in Office, Teams und Windows | Datenresidenz je Dienst wählbar, Deutschland als Region verfügbar | Sie Microsoft 365 ohnehin nutzen |
| Google Drive (Workspace) | Zusammenarbeit direkt im Browser, starke Suche | globale Infrastruktur; wählbare Datenspeicherorte laut Preisseite erst in den Enterprise-Plänen | Ihr Team browserbasiert arbeitet |
| Dropbox Business | Dateiaustausch mit Externen, große Dateien, breite Client-Basis | globale Infrastruktur | Sie viel mit Agenturen und Kunden teilen |
| Nextcloud (selbst betrieben) | volle Hoheit, Open Source, erweiterbar | Ihr Server, Ihr Standort | Sie IT-Kompetenz im Haus haben |
| Hetzner Storage Share | betreutes Nextcloud ohne eigenen Serverbetrieb | Rechenzentrum Falkenstein, Deutschland | Sie Nextcloud wollen, aber keinen Serverbetrieb |
| luckycloud | clientseitige Verschlüsselung, deutscher Anbieter | eigene Angabe: Cloud-Speicher aus Deutschland | Vertraulichkeit über Komfort geht |
| NAS oder eigener Server | volle Kontrolle, kein Nutzerpreis, hohe Datenmengen | Ihr Standort | große Dateien lokal schnell verfügbar sein müssen |
Microsoft OneDrive und SharePoint sind für die meisten Mittelständler der pragmatische Weg, weil der Speicher in Microsoft 365 bereits enthalten ist. Wichtig ist die saubere Trennung: OneDrive ist der persönliche Bereich einer Person, SharePoint der gemeinsame Bereich eines Teams. Projektdateien gehören nach SharePoint – sonst verschwinden sie mit dem Austritt der Person. Microsoft dokumentiert die Datenspeicherorte je Dienst; laut Microsoft Learn gehört Deutschland zu den Regionen, in denen erweiterte Datenresidenz-Zusagen („Advanced Data Residency”) für SharePoint, OneDrive, Exchange und Teams verfügbar sind.
Google Drive ist stark, wenn das Arbeiten im Browser stattfindet und mehrere Personen gleichzeitig an einem Dokument sitzen. Auch die Suche über Dateiinhalte findet in der Praxis zuverlässig, was Anwenderinnen und Anwender falsch benannt haben. Wenn Ihre Fachanwendungen dagegen Windows-Clients und Netzlaufwerke voraussetzen, wird es umständlich – und wer Datenspeicherorte vertraglich festlegen will, landet bei Google in den Enterprise-Plänen.
Dropbox Business hat seine Stärke beim Austausch mit Externen: Links funktionieren zuverlässig, auch wenn die Gegenseite kein Konto hat, und große Dateien laufen stabil durch. Wer täglich mit Agenturen, Fotografen oder Druckereien arbeitet, kennt den Unterschied.
Nextcloud ist der Weg für Unternehmen, die die Hoheit über den Speicher behalten wollen. Die Plattform ist Open Source und selbst hostbar; hinter ihr steht laut Impressum die Nextcloud GmbH mit Sitz in Stuttgart und Hauptgeschäftsstelle in Berlin. Der Preis dafür ist Betrieb: Updates, Zertifikate, Speicherplatz, Monitoring. Wer das nicht selbst leisten will, findet bei Hetzner Storage Share ein betreutes Nextcloud – nach Angabe des Anbieters gehostet auf Servern in Falkenstein, mit RAID-Speicherbackend und mehrmals täglich automatisierten Sicherungen. Wo Vertraulichkeit über Komfort geht, wirbt luckycloud nach eigener Darstellung mit Cloud-Speicher aus Deutschland und clientseitiger Verschlüsselung.
NAS oder eigener Server bleiben eine ernsthafte Option, wenn große Dateien im Haus schnell verfügbar sein müssen – CAD, Video, Messdaten. Was ein Server im Unternehmen leistet und was er an Pflege kostet, entscheidet hier. In der Praxis läuft es oft auf eine Kombination hinaus: Dokumente in Microsoft 365, große Rohdaten lokal.
Serverstandort und DSGVO: was tatsächlich gefordert ist
Hier hält sich ein Missverständnis hartnäckig. Die DSGVO schreibt keinen Serverstandort in Deutschland vor. Was sie verlangt, steht in Art. 28 DSGVO: Ein Cloud-Anbieter ist Auftragsverarbeiter, und der Vertrag mit ihm muss schriftlich regeln, dass nur nach dokumentierter Weisung verarbeitet wird, dass die eingesetzten Personen zur Verschwiegenheit verpflichtet sind, dass Sicherheitsmaßnahmen nach Art. 32 umgesetzt werden und dass die Daten nach Vertragsende gelöscht oder zurückgegeben werden. Für Unterauftragsverarbeiter braucht es eine Genehmigung – und bei jedem Wechsel eine Vorabinformation mit Widerspruchsrecht.
Ein deutscher Standort macht die Dokumentation einfacher und ist in manchen Branchen vertraglich gefordert. Er ersetzt aber weder den Vertrag noch die eigene Prüfung. Das BSI schreibt es im C5 direkt: Der Kunde ist auch in der Verantwortung zu prüfen, ob die Mindestkriterien für seinen konkreten Anwendungsfall durch weitergehende Kriterien ergänzt werden müssen.
Cloud-Speicher ist kein Backup. Synchronisation kopiert jede Änderung mit – auch die Verschlüsselung durch Ransomware und die versehentliche Löschung eines ganzen Ordners. Papierkörbe und Versionshistorien haben begrenzte Fristen. Ohne separate Sicherung mit eigener Aufbewahrungsdauer und getrenntem Zugang gibt es im Ernstfall nichts zurückzuholen.
Genau an dieser Stelle scheitern die meisten Konzepte, und zwar leise:
Wir sehen es jede Woche: Backups, die seit Monaten niemand geprüft hat. Alle denken, es läuft — bis der Ernstfall kommt und nichts wiederherstellbar ist.
Jens HagelGründer
Wie eine belastbare Sicherung neben der Cloud aussieht, beschreibt die Backup-Strategie für den Mittelstand im Detail. Als Modul lässt sich das auch als Backup aus einer Hand betreiben, statt es jedes Jahr neu zu vertagen.
Kosten 2026: die geprüften Listenpreise
Alle Angaben sind Listenpreise netto pro Nutzer und Monat, abgerufen am 07.08.2026 auf den Anbieterseiten. Vergleichsportale nennen häufig ältere Werte.
| Paket | Preis / Nutzer / Monat | Speicher | Abrechnung |
|---|---|---|---|
| Microsoft 365 Business Basic | 6,07 € | 1 TB | jährlich |
| Microsoft 365 Business Standard | 12,13 € | 1 TB | jährlich |
| Microsoft 365 Business Premium | 19,06 € | 1 TB | jährlich |
| Google Workspace Business Starter | 6,80 € | 30 GB | monatlich |
| Google Workspace Business Standard | 13,60 € | 2 TB | monatlich |
| Dropbox Business Standard | 12,00 € | ab 3 TB im Team | jährlich |
| Dropbox Business Advanced | 18,00 € | ab 15 TB im Team | jährlich |
Ein Hinweis zur Microsoft-Preisseite: Dort stehen inzwischen die Kombipakete aus Business-Plan und Microsoft 365 Copilot Business im Vordergrund – Business Standard mit Copilot bei 20,36 €, Business Premium mit Copilot bei 27,73 €. Wer nur Speicher und Office braucht, vergleicht die Zahlen oben, nicht die Copilot-Bündel.
Quellen: Microsoft, Google Workspace und Dropbox, jeweils Stand 07.08.2026.
Die Lizenz ist dabei der kleinere Posten. Teuer wird, was danach kommt: Migration, Rechtekonzept, Schulung, Backup und der laufende Support. Wer das gegenrechnen will, findet im IT-Kosten-Rechner einen Ausgangspunkt, und der Beitrag zu Cloud Computing ordnet die Begriffe ein.
Wo kjello passt – und wo nicht
kjello ist die IT-Abteilung als Service für den Mittelstand — ein Self-Service-Portal für On-/Offboarding, Geräte-Management und IT-Support, betrieben vom Hamburger Systemhaus hagel IT (seit 2004).
Wichtig zur Einordnung: kjello ist kein Cloud-Speicher-Anbieter und tritt in dieser Liste nicht als achte Plattform an. Die Frage, die kjello beantwortet, ist eine andere – nämlich wer den gewählten Speicher betreibt, die Rechte pflegt, das Backup verantwortet und rangeht, wenn jemand eine Datei nicht mehr findet. Microsoft-365-Lizenzen laufen als Durchleitung, Backup und On-Prem-Server sind Plus-Module. Core kostet 29 € pro Nutzer und Monat, optional 10 € für Antivirus und EDR, M365-Lizenzen kommen hinzu.
Die ehrliche Grenze gehört dazu: Der Zuschnitt sind Unternehmen mit 20 bis 250 Mitarbeitenden. Konzerne mit eigener IT-Abteilung brauchen kein ausgelagertes Portal, und reine Cloud-only-Startups ohne Geräte und ohne gewachsene Altlasten sind ebenfalls nicht die Zielgruppe. Was Sicherheit und Compliance im Portal abdecken, ist auf gemischte Landschaften ausgelegt – Cloud plus Rest-Server plus Geräte im Haus.
Ein Ansprechpartner, eine Rechnung, alles drin. Keine zehn Verträge, keine Überraschungen.
Der häufigste Einwand lautet: „Wir haben doch Microsoft 365, das reicht.” Meistens stimmt das für den Speicher – und stimmt nicht für alles, was daran hängt. Lizenz vorhanden heißt nicht, dass die Ablagestruktur steht, die Rechte gepflegt sind und ein Backup außerhalb des Mandanten existiert. Was in Microsoft 365 im Unternehmen tatsächlich eingerichtet sein sollte, ist ein eigener Punkt auf der Liste.
In fünf Schritten zur Entscheidung
- Bestand aufnehmen. Welche Ablagen existieren heute – inklusive der privaten Konten, die niemand offiziell nutzt.
- Anwendungsfälle trennen. Teamarbeit, Externenaustausch, große Rohdaten, Archiv. Nicht jeder Fall braucht dieselbe Plattform.
- Vorhandenes zuerst ausschöpfen. Bezahlte Microsoft-365-Lizenzen enthalten Unternehmensspeicher – prüfen, bevor Sie zusätzlich einkaufen.
- Vertrag und Datenresidenz klären. AV-Vertrag nach Art. 28, Liste der Unterauftragsverarbeiter, zugesicherte Region.
- Backup und Ausstieg festlegen. Aufbewahrungsdauer, getrennter Zugang, Wiederherstellungstest mit Datum – und ein Exportweg für den Fall des Wechsels.
Schritt eins bringt fast immer Überraschungen. In einem Unternehmen mit 60 Arbeitsplätzen sind vier bis sechs parallele Ablagewege der Normalfall, nicht die Ausnahme.
30 Minuten, kostenlos, ohne Vertriebsdruck: Wir schauen uns Ihre bestehenden Ablagen an und sagen, was Sie behalten und was Sie sich sparen können.
Gespräch vereinbarenFazit
Der Vergleich von Cloud-Speicher für Unternehmen entscheidet sich nicht am Funktionsumfang, sondern an drei Fragen: Was wird abgelegt, wer muss darauf zugreifen, und wer verantwortet den Betrieb. Wer diese drei Fragen beantwortet, kommt fast immer mit einer Hauptplattform und höchstens einer Ergänzung aus – und spart sich die Sammlung aus Altlasten, die sonst über Jahre wächst.
Was ein Anbieter dafür konkret liefern muss, lässt sich vorher festlegen. Die transparenten Preise pro Arbeitsplatz zeigen, womit Sie beim Betrieb rechnen – unabhängig davon, welche Speicherplattform am Ende gewinnt.
Geschrieben von
Jens Hagel
Gründer
Jens Hagel gründete 2004 das Systemhaus hinter kjello und betreut mit seinem Team über 150 mittelständische Unternehmen. Er schreibt über das, was er in echten Firmen erlebt – praxisnah, ehrlich und ohne Fachchinesisch.
Häufige Fragen
Welcher Cloud-Speicher ist für Unternehmen DSGVO-konform?
Muss der Server in Deutschland stehen?
Was kostet Cloud-Speicher für Unternehmen 2026?
Reicht OneDrive als Cloud-Speicher für ein Unternehmen?
Braucht man ein Backup, wenn die Daten in der Cloud liegen?
Was gehört in den Vertrag mit dem Cloud-Anbieter?
Microsoft 365 richtig aufgesetzt
Speicher, Rechte, Backup und Support aus einer Hand – statt vier Verträgen, die niemand mehr überblickt.
