Microsoft 365 Backup im Vergleich: 5 Wege zur Sicherung
Microsoft 365 Backup im Vergleich: Was das Shared-Responsibility-Modell bedeutet, welche fünf Wege es gibt und welcher davon zum Mittelstand passt.
- Microsoft betreibt die Plattform, Sie verantworten die Inhalte: Das Shared-Responsibility-Modell weist die Sicherung Ihrer Daten ausdrücklich Ihnen zu, nicht Microsoft.
- Der Papierkorb ist keine Sicherung: In SharePoint und OneDrive umfassen erster und endgültiger Papierkorb zusammen 93 Tage, danach ist das Dokument dauerhaft gelöscht.
- Für Microsoft 365 gibt es fünf gängige Wege: Bordmittel, das native Microsoft 365 Backup, selbst betriebene Software wie Veeam, Backup as a Service etwa von Hornetsecurity, Acronis oder Keepit – und Backup als Teil eines Managed-IT-Vertrags.
- Der wichtigste Unterschied zwischen den Wegen ist nicht der Funktionsumfang, sondern wo die Kopie liegt und wer im Ernstfall den Restore durchführt.
- Wer keine eigene IT-Abteilung hat, kauft mit einer Backup-Software vor allem Arbeit ein – dort ist ein betreuter Dienst meist die ehrlichere Rechnung.
„Die Daten liegen in der Cloud, die sind doch gesichert.” Dieser Satz kostet im Mittelstand regelmäßig Geld, manchmal auch Verträge. Microsoft sorgt dafür, dass die Plattform läuft – für die Inhalte darin sind Sie zuständig. Dieser Microsoft 365 Backup Vergleich zeigt, was das Shared-Responsibility-Modell konkret bedeutet, welche fünf Wege zur Sicherung es gibt und woran Sie erkennen, welcher davon zu Ihrem Unternehmen passt.
Was das Shared-Responsibility-Modell wirklich regelt
Shared Responsibility bedeutet: Microsoft verantwortet die Infrastruktur, der Kunde verantwortet seine Daten. Microsoft beschreibt in der Dokumentation zur Datenresilienz in Microsoft 365, wie Inhalte mehrfach repliziert und gegen Hardware- und Rechenzentrumsausfälle abgesichert werden. Genau das ist der Punkt, an dem viele Missverständnisse entstehen: Redundanz ist kein Backup. Eine replizierte Datei, die jemand versehentlich löscht, wird redundant gelöscht. Microsoft hält in derselben Übersicht fest, dass die meisten Datenverluste aus Kundenaktionen resultieren – und stellt dafür Oberflächen bereit, mit denen Kunden versehentlich gelöschte Elemente selbst zurückholen können – allerdings nur innerhalb der Fristen.
Die Fristen sind ebenfalls dokumentiert und kürzer, als die meisten annehmen. Für SharePoint und OneDrive hält Microsoft in den Aufbewahrungsinformationen für SharePoint und OneDrive fest, dass der normale und der endgültige Papierkorb zusammen einen Zeitraum von 93 Tagen umfassen – danach wird das Dokument dauerhaft gelöscht. Wer eine Handwerksrechnung aus dem Vorjahr sucht, findet dort nichts mehr.
Für Exchange Online läuft eine eigene Uhr. Microsoft beschreibt in den Aufbewahrungsinformationen für Exchange, dass Elemente nach Ablauf ihres Aufbewahrungszeitraums innerhalb von 14 Tagen dauerhaft gelöscht werden; 14 Tage sind die Voreinstellung, höchstens 30 Tage lassen sich einstellen. Wer das Postfach einer vor drei Monaten ausgeschiedenen Kollegin rekonstruieren soll, ist damit längst außerhalb der Frist.
Auch das BSI adressiert die Sicherung an das Unternehmen selbst, nicht an den Dienstleister: In den Top-10-Maßnahmen gegen Ransomware heißt es, ein Backup sei „die wichtigste präventive Maßnahme, mit der im Falle eines Ransomware-Vorfalls die Verfügbarkeit der Daten gewährleistet werden kann” – und zu einem Backup gehöre immer auch die Planung des Wiederanlaufs, die einem Praxistest unterzogen werden sollte. Wie eine belastbare Backup-Strategie für den Mittelstand aufgebaut ist, gilt für Cloud-Daten genauso wie für den Server im Keller.
Aufbewahrungsrichtlinien sind kein Ersatz
Ein häufiger Zwischenschritt: Statt eines Backups werden Aufbewahrungsrichtlinien in Microsoft Purview konfiguriert. Sie verhindern das vorzeitige Löschen von Inhalten und sind für Compliance-Fälle gedacht – Microsoft beschreibt sie im Artikel zum automatischen Aufbewahren oder Löschen von Inhalten. Was sie nicht leisten: eine getrennte Kopie an einem zweiten Ort und einen praktikablen Weg, ein ganzes Postfach oder eine Bibliothek auf den Stand von vorletzter Woche zurückzusetzen.
Für einen echten Wiederherstellungsfall ist das ein Unterschied wie zwischen einem Aktenschrank mit Schloss und einer Zweitakte im anderen Gebäude. Beides ist sinnvoll, aber nur eines hilft nach einem Ransomware-Angriff.
Microsoft 365 Backup im Vergleich: die fünf Wege
| Weg | Wer betreibt | Wo liegt die Kopie | Abrechnung | Passt für |
|---|---|---|---|---|
| Bordmittel (Papierkorb, Versionen, Purview) | Microsoft | in Microsoft 365 | im Abo enthalten | kurzfristige Missgeschicke |
| Microsoft 365 Backup (nativ) | Microsoft | innerhalb der Microsoft-Datengrenze | nutzungsbasiert über Azure | schnelle Massen-Restores |
| Software selbst betreiben (z. B. Veeam) | Sie | frei wählbar, auch eigener Speicher | Lizenz + Speicher + Arbeitszeit | Unternehmen mit eigener IT |
| Backup as a Service (Hornetsecurity, Acronis, Keepit, AvePoint) | Anbieter | beim Anbieter, Region meist wählbar | pro Postfach/Nutzer und Monat | kleine IT-Teams |
| Backup im Managed-IT-Vertrag (z. B. kjello Plus) | Ihr IT-Partner | vom Partner betrieben, deutsches Hosting | im Modulpreis | 20–250 Mitarbeitende ohne eigene IT |
1. Bordmittel. Papierkorb, Versionsverlauf und Aufbewahrungsrichtlinien fangen den Alltag ab: die versehentlich überschriebene Präsentation, die gelöschte Mail von gestern. Sie sind kostenlos, weil sie im Abo stecken. Ihre Grenze ist hart – nach Ablauf der Fristen ist der Inhalt weg, und ein Restore von 400 Postfächern ist damit nicht machbar.
2. Microsoft 365 Backup. Microsofts eigener Dienst schließt die auffälligste Lücke. Laut der Übersicht über Microsoft 365 Backup entstehen die Sicherungen innerhalb der Datengrenzen der geschützten Dienste – die Daten verlassen die Microsoft-365-Datenvertrauensgrenze also nicht –, und abgerechnet wird nutzungsbasiert statt pro Nutzerlizenz – die Einrichtung setzt dafür ein Azure-Abonnement voraus. Der Vorteil: sehr hohe Wiederherstellungsgeschwindigkeit, weil die Daten die Microsoft-Infrastruktur nie verlassen. Genau das ist zugleich die Grenze – es entsteht keine anbieterunabhängige Kopie.
3. Software selbst betreiben. Veeam Backup for Microsoft 365 ist hier der verbreitetste Vertreter und stark dort, wo Sie das Speicherziel selbst bestimmen wollen: eigener Objektspeicher, eigenes Rechenzentrum, eigene Aufbewahrungslogik. Wenn Sie ein IT-Team haben, das Jobs überwacht und Restores testet, ist das der flexibelste Weg. Ohne dieses Team kaufen Sie vor allem eine weitere Aufgabe.
4. Backup as a Service. Hornetsecurity mit Hauptsitz in Hannover ist stark bei Mittelständlern und IT-Dienstleistern, die eine schlanke Einrichtung ohne eigene Infrastruktur suchen. Acronis ist stark, wenn Backup und Sicherheitsfunktionen in einer Konsole zusammenlaufen sollen. Keepit aus Dänemark ist stark, wenn eine vom Hyperscaler unabhängige Kopie gefragt ist, weil der Anbieter eine eigene Cloud betreibt. AvePoint ist stark bei umfangreichen SharePoint- und Teams-Landschaften mit Governance-Anforderungen.
5. Backup im Managed-IT-Vertrag. Hier ist Backup kein eigenes Produkt, sondern ein Modul im laufenden Betrieb: Der IT-Partner richtet ein, überwacht, prüft und stellt im Ernstfall wieder her. Das ist der Weg, den kjello geht – dazu unten mehr, samt der Fälle, in denen er nicht passt.
Funktionsumfang und Preise der genannten Anbieter ändern sich laufend. Die Einordnung hier ist der Stand von August 2026 und ersetzt keine aktuelle Anfrage beim Anbieter – Vergleichsportale liegen bei Preisen erfahrungsgemäß häufiger daneben als die Herstellerseite selbst.
Woran Sie den passenden Weg erkennen
Die Auswahl entscheidet sich selten am Funktionsumfang. Sie entscheidet sich an fünf Fragen, die Sie vor jedem Anbietergespräch für sich beantworten sollten.
- Wie lange müssen Daten wiederherstellbar sein? 90 Tage, ein Jahr oder zehn Jahre führen zu völlig verschiedenen Lösungen.
- Wo darf die Kopie liegen? Innerhalb von Microsoft, in der EU, in Deutschland, im eigenen Haus – das schließt Optionen aus, bevor über Preise geredet wird.
- Wer drückt im Ernstfall den Knopf? Software ohne benannte Person ist im Notfall Papier.
- Wie granular muss der Restore sein? Eine einzelne Mail zurückzuholen ist eine andere Aufgabe als 200 Postfächer nach einem Angriff.
- Wird die Wiederherstellung getestet? Ein Backup, das nie zurückgespielt wurde, ist eine unbelegte Annahme.
Den letzten Punkt unterschätzen fast alle. Er ist auch der, an dem sich in der Praxis entscheidet, ob eine Sicherung im Ernstfall trägt.
Wir sehen es jede Woche: Backups, die seit Monaten niemand geprüft hat. Alle denken, es läuft — bis der Ernstfall kommt und nichts wiederherstellbar ist.
Jens HagelGründer & Geschäftsführer
Wer die fünf Fragen sauber beantwortet, hat nebenbei schon die halbe Anforderungsliste für die Anbieterauswahl geschrieben. Wie sich das mit anderen Sicherheitsbausteinen verzahnt, steht in der IT-Sicherheits-Checkliste für KMU.
Wie kjello Microsoft 365 sichert
Bei kjello ist Backup kein separates Produkt, sondern ein Plus-Modul neben Firewall, Netzwerk, On-Prem-Server, Telefonie und EDR. kjello ist die IT-Abteilung als Service für den Mittelstand — ein Self-Service-Portal für On-/Offboarding, Geräte-Management und IT-Support, betrieben vom Hamburger Systemhaus hagel IT (seit 2004). Der Unterschied zu einer gekauften Software liegt nicht in der Technik, sondern in der Zuständigkeit: Einrichtung, Überwachung, Prüfung und Wiederherstellung liegen beim Systemhaus.
Das ist zugleich die Antwort auf den häufigsten Einwand aus Geschäftsführungen: „Das können wir intern lösen.” Können Sie – solange die eine Person, die es kann, nicht krank ist, kündigt oder im Urlaub. Backup ist eine Aufgabe, die genau dann gebraucht wird, wenn niemand Zeit hat. Deshalb gehört sie an eine Stelle mit Vertretung. Wie der laufende Betrieb dahinter organisiert ist, zeigt die Seite zur IT-Betreuung im Mittelstand.
Über Weihnachten war alles verschlüsselt. Nur weil ich wöchentlich eine externe Festplatte mit nach Hause genommen habe, gab es noch eine brauchbare Sicherung. Das war Glück.
Zur Ehrlichkeit gehört die Grenze: kjello ist auf Unternehmen mit 20 bis 250 Mitarbeitenden zugeschnitten. Ein Konzern mit eigener IT-Abteilung fährt mit selbst betriebener Software wie Veeam besser, weil er die Kontrolle ohnehin behalten will und das Personal dafür hat. Ein reines Cloud-only-Startup mit fünf Leuten ist mit einem schlanken Backup-as-a-Service-Abo schneller und günstiger bedient. Für gewachsene Landschaften mit Microsoft 365, ein paar Servern und ohne eigene IT ist der Managed-Weg dagegen meist die ruhigste Lösung.
Was das kostet – und was es kosten darf
Eine belastbare Zahl nennt Microsoft selbst: Für das native Microsoft 365 Backup weist die Produktdokumentation 0,15 US-Dollar pro geschütztem Gigabyte und Monat aus, Wiederherstellungen sind darin kostenlos (Stand: August 2026). Drittanbieter rechnen üblicherweise pro Postfach oder Nutzer und Monat ab; deren konkrete Zahlen gehören direkt beim Anbieter geprüft, weil sie sich häufiger ändern als die Vergleichsartikel darüber.
Bei kjello kostet Core 29 € pro User und Monat (netto), optional kommen 10 € pro User und Monat für Antivirus/EDR dazu; M365-Lizenzen laufen als Durchleitung zusätzlich. Backup ist ein Plus-Modul und wird nach Umfang kalkuliert. Was ein Ausfall im Vergleich dazu kostet, lässt sich mit dem Ausfallkosten-Rechner in zwei Minuten überschlagen – die Zahl macht die Diskussion über ein paar Euro pro Postfach meist kurz. Alle Preisbestandteile stehen offen auf der Preisübersicht.
30 Minuten, kostenlos, ohne Vertriebsdruck: Wir schauen uns Ihre Microsoft-365-Umgebung an und sagen, welcher der fünf Wege bei Ihnen trägt.
Gespräch vereinbarenFazit: Die Frage ist nicht ob, sondern wo die Kopie liegt
Ein Microsoft 365 Backup Vergleich endet selten mit „Anbieter X gewinnt”. Er endet mit einer Entscheidung darüber, wie viel Betrieb Sie selbst übernehmen wollen und wo die zweite Kopie liegen darf. Bordmittel decken Missgeschicke ab, das native Microsoft 365 Backup ist beim schnellen Zurückspielen stark, Veeam gibt Ihnen die volle Kontrolle, Dienste wie Hornetsecurity, Acronis oder Keepit nehmen Ihnen den Betrieb ab – und ein Managed-Vertrag nimmt Ihnen zusätzlich die Zuständigkeit ab.
Wichtiger als die Auswahl ist der erste Restore-Test. Wer den nie gemacht hat, hat kein Backup, sondern eine Hoffnung. Welche Rolle die Sicherung im Ernstfall spielt, regelt der IT-Notfallplan, und wie Nachweise dazu laufend entstehen, zeigt der Bereich Sicherheit & Compliance.
Geschrieben von
Jens Hagel
Gründer & Geschäftsführer
Jens Hagel gründete 2004 das Systemhaus hinter kjello und betreut mit seinem Team über 150 mittelständische Unternehmen. Er schreibt über das, was er in echten Firmen erlebt – praxisnah, ehrlich und ohne Fachchinesisch.
Häufige Fragen
Braucht Microsoft 365 ein zusätzliches Backup?
Wie lange bewahrt Microsoft gelöschte Daten auf?
Was ist der Unterschied zwischen Aufbewahrungsrichtlinien und einem Backup?
Was kostet ein Microsoft-365-Backup?
Welche Anbieter gibt es für Microsoft-365-Backup?
Reicht das native Microsoft 365 Backup allein aus?
Backup, um das sich jemand kümmert
Sicherung, Prüfung und Wiederherstellung Ihrer Microsoft-365-Daten als betreutes Modul – mit einem Ansprechpartner, der im Ernstfall den Restore macht.
