On-/Offboarding-Checkliste

Warum Eintritt und Austritt so oft schieflaufen

An einem Eintritt sind mindestens drei Personen beteiligt: Jemand stellt ein, jemand richtet ein, jemand arbeitet ein. Keine dieser drei Personen sieht die ganze Kette. HR weiß, wann jemand anfängt, aber nicht, dass die Lizenz erst zum Monatsersten frei wird. Die IT weiß, was sie anlegen soll, aber nicht, welche Kundenordner die neue Kollegin wirklich braucht. Und die Führungskraft merkt am Montagmorgen, dass beides nicht zusammengekommen ist.

Deshalb hilft eine Vorlage nur begrenzt weiter. Was fehlt, ist selten die Idee („Notebook bestellen"), sondern der Termin: wann muss das Notebook bestellt sein, damit es am ersten Tag auf dem Tisch steht. Genau das rechnet diese Liste aus. Sie ist die Kurzform dessen, was wir in unserem ausführlichen Leitfaden zum IT-Onboarding beschreiben – und die Vorstufe zu dem, was sich ganz ohne Liste automatisieren lässt.

Die vier Fehler, die wir am häufigsten sehen

Verwaiste Konten. Jemand geht, das Konto bleibt. Nicht aus Nachlässigkeit, sondern weil niemand eine vollständige Liste hatte: Das Hauptkonto wird gesperrt, das Portal des Fachverfahrens vergisst man. Ein solches Konto altert schlecht – es hat noch Rechte, aber niemanden, der die Anmeldeversuche bemerkt. Wie Sie die vorhandenen finden, steht in verwaiste Konten finden.

Vergessene Systeme. Der klassische Fall: Der Austrittsprozess wurde vor drei Jahren geschrieben, seitdem sind zwei Systeme dazugekommen. Beim nächsten Austritt entzieht die IT gewissenhaft alles, was auf dem Zettel steht – und übersieht genau das, was nicht daraufsteht. Diese Checkliste geht deshalb den umgekehrten Weg: Sie prüft bei jedem Seitenaufbau, ob jedes System, das im Eintritt vergeben wird, im Austritt auch wieder entzogen wird. Fehlt eines, erscheint die Seite gar nicht erst. Für Ihre eigenen Systeme hilft ein regelmäßiger Blick auf die Zugriffsrechte.

Hardware, die nie zurückkommt. Notebook, Monitor, Headset, Diensthandy, Schlüssel: Beim Eintritt wird jedes Stück ausgegeben, beim Austritt fragt niemand danach – weil kein Übergabeprotokoll existiert, gegen das man abgleichen könnte. Ein Blatt Papier mit Unterschrift löst dieses Problem dauerhaft; in dieser Liste taucht es an beiden Enden auf.

Lizenzen, die weiterlaufen. Die stillste Variante: Der Zugang ist gesperrt, die Lizenz läuft weiter und wird jeden Monat bezahlt. Wer beim Austritt vermerkt, welche Lizenz frei wird, hat sie beim nächsten Eintritt sofort zur Hand – und muss keine neue kaufen.

Was beim Austritt rechtlich mitläuft

Der Zugriff muss mit dem letzten Arbeitstag enden – das ist der einfache Teil. Der schwierige Teil beginnt danach: Postfach, Dateien und Personalunterlagen dürfen nicht beliebig lange liegen bleiben, aber auch nicht beliebig schnell gelöscht werden. Steuerlich und handelsrechtlich relevante Unterlagen haben eigene Aufbewahrungsfristen; alles andere unterliegt dem Grundsatz, Daten nur so lange zu speichern, wie es einen Zweck gibt.

Praktisch heißt das: Legen Sie einmal fest, welche Unterlage in welche Frist fällt, und halten Sie das schriftlich fest. Dann ist die Frage bei jedem Austritt in zwei Minuten beantwortet, statt jedes Mal neu diskutiert zu werden. Was dabei zu dokumentieren ist, haben wir in der Offboarding-Checkliste nach DSGVO zusammengeschrieben; wie ein vollständiges Löschkonzept aufgebaut ist, erklären die Kollegen von frag.hugo in ihrer Anleitung zum Löschkonzept.

Was Sie mit der Liste in der Hand tun

Drucken Sie sie aus oder sichern Sie sie als PDF und legen Sie sie in die Personalakte des Vorgangs – nicht als Formalie, sondern damit beim nächsten Mal jemand nachsehen kann, was tatsächlich passiert ist. Geben Sie den Link weiter: Ihre Auswahl steht in der Adresszeile, HR und Führungskraft sehen also dieselbe Liste wie Sie. Und tragen Sie nach, was bei Ihnen anders läuft – ein System, das hier fehlt, fehlt beim Austritt genauso.

Wenn sich die Liste dreimal im Jahr wiederholt, lohnt sich der nächste Schritt: Was hier zum Abhaken steht, kann ein Portal erledigen. Konten anlegen, Lizenzen zuweisen, Gerät vorbereiten, beim Austritt alles in einem protokollierten Schritt entziehen – das ist der Kern von kjello und der Grund, warum es die Lösung für Personalabteilungen gibt. Wer erst einmal das Papier ordentlich haben möchte, findet im IT-Onboarding-Paket die passenden Vorlagen für Übergabeprotokoll und Rollenprofil.