IT-Kosten pro Arbeitsplatz: So rechnet der Rechner
Jede Zahl, die Sie nicht selbst eintragen, steht hier – mit Quelle und Abrufdatum oder als Erfahrungswert von hagel IT gekennzeichnet. Stand der Annahmen: 1.10.2026.
Die Rechnung in einem Satz
Kosten im Monat = Zeit für IT × was eine Stunde kostet + Ein- und Austritte + Lizenzen + Geräte + verlorene Arbeitszeit. Der Rechner stellt das zweimal auf: so, wie Ihre IT heute läuft, und so, wie sie mit kjello liefe.
Was sich unterscheidet – und was nicht
- Unterschiedlich: die Zeit für Betreuung und für Ein- und Austritte. Heute macht sie Ihr Personal oder ein Systemhaus; mit kjello steckt sie im Betrag je Arbeitsplatz, und bei Ihnen bleibt ein kleiner Rest für Freigaben und Rückfragen.
- Gleich: Microsoft-Lizenzen (zum Listenpreis von Microsoft, Stand 1.10.2026), Notebooks und die Arbeitszeit, die durch Störungen verloren geht. Diese Posten stehen in beiden Spalten in derselben Höhe – sie machen die Summe realistisch, aber keinen Unterschied.
- Nicht gerechnet: Server, Netzwerk, Projekte, Fachanwendungen und Anfahrten. Die sind von Betrieb zu Betrieb zu verschieden für eine ehrliche Pauschale.
Je nachdem, wer sich heute kümmert
- Ein Mitarbeiter nebenbei oder niemand fest: eingetragene Stunden × Arbeitskosten je Stunde. Diese Zeit bezahlen Sie schon – sie fehlt im eigentlichen Job.
- Admin in Teil- oder Vollzeit: Gehalt mit Lohnnebenkosten, anteilig nach Wochenstunden, davon der Anteil, der in Betreuung geht. Projekte zählen auf keiner Seite. Freie Admin-Zeit ist erst dann gespartes Geld, wenn die Stelle kleiner wird.
- Systemhaus nach Stunden: abgerechnete Stunden × Stundensatz, dazu Ihre eigene Zeit für Anrufe, Abstimmung und Rechnungsprüfung.
Warum eine Spanne
Kaum jemand kennt seine IT-Stunden genau. Deshalb rechnet der Rechner alle Stundenwerte zusätzlich 20 % niedriger und höher und zeigt das Ergebnis als Bereich. Gehälter, Stundensätze, Lizenz- und Gerätepreise bleiben dabei fest.
Alle Annahmen
| Annahme | Wert | Herkunft |
|---|---|---|
| Arbeitskosten je Stunde | 45 € | Destatis, 2025 Arbeitskosten je geleistete Stunde in Deutschland, 2025. |
| Bruttogehalt IT-Admin (Vollzeit) | 46.000 € im Jahr | Stepstone, 2026 Durchschnittsgehalt IT-Systemadministration. |
| Lohnnebenkosten | 29 % | Destatis, 2025 Lohnnebenkosten der Arbeitgeber je 100 € Bruttoverdienst. |
| Anteil Betreuung an der Admin-Zeit | 60 % | Erfahrungswert hagel IT In Betrieben bis 50 Arbeitsplätzen geht der größere Teil der Admin-Zeit in Störungen, Updates, Ein- und Austritte und Anfragen; der Rest in Projekte und Fachanwendungen. |
| Stundensatz Systemhaus | 103 € netto | Synaxon IT-Servicepreisspiegel 2026 Marktmittel der IT-Servicestunde. |
| IT-Zeit je Arbeitsplatz, intern | 0,5 Std./Monat | Erfahrungswert hagel IT Störungen, Updates, Anfragen. Wer intern nebenbei hilft, braucht dafür länger als ein Techniker. |
| Abgerechnete Zeit je Arbeitsplatz, Systemhaus | 0,4 Std./Monat | Erfahrungswert hagel IT abgerechnete Technikerzeit bei Betreuung nach Aufwand, ohne Projekte. |
| Eigene Zeit neben dem Systemhaus | 0,1 Std./Monat | Erfahrungswert hagel IT anrufen, erklären, warten, Rechnung prüfen — die eigene Zeit neben der Systemhaus-Rechnung. |
| Ein- und Austritte | 24 % der Belegschaft je Jahr | IAB-Betriebspanel, 2024 Ein- und Austritte zusammen: je rund 12 % im Jahr. |
| Aufwand je Ein- oder Austritt, heute | 3 Std. | Erfahrungswert hagel IT Konto anlegen, Lizenz zuweisen, Gerät einrichten, Rechte setzen — und beim Austritt alles zurück. Eine belastbare Studie gibt es nicht; Anbieter nennen 2 bis 6 Stunden. |
| Aufwand je Ein- oder Austritt, mit kjello | 0,5 Std. | Erfahrungswert hagel IT Person im Portal anlegen oder abmelden, Gerät übergeben oder zurücknehmen. |
| Eigene Zeit mit kjello | 0,1 Std./Monat je Arbeitsplatz | Erfahrungswert hagel IT Freigaben im Portal, Rückfragen, Abstimmung — was bei Ihrem IT-Ansprechpartner bleibt. |
| Microsoft-365-Pflege ohne Paket | 0,15 Std./Monat je Arbeitsplatz | Erfahrungswert hagel IT Zeit für Postfächer, Gruppen, Freigaben und Rechte in Microsoft 365. Mit dem Paket „Microsoft 365 betreut“ übernehmen wir sie. |
| Verlorene Arbeitszeit durch IT-Störungen | 1 Std./Monat je Person | Erfahrungswert hagel IT Erfahrungswert hagel IT, bewusst vorsichtig: Für verlorene Arbeitszeit durch IT-Störungen gibt es keine belastbare deutsche Studie. Herstellerstudien nennen deutlich mehr (Nexthink 2020: rund 50 gemeldete Stunden im Jahr) — die übernehmen wir nicht. Der Posten zählt in beiden Spalten gleich. |
| Nutzungszeit Notebook | 48 Monate | Erfahrungswert hagel IT Business-Notebooks laufen in kleinen Betrieben meist vier Jahre. Steuerlich gilt ein Jahr (BMF-Schreiben vom 22.02.2022) — das ändert die Abschreibung, nicht die Nutzungszeit. |
| Sicherheitsvorfall: Wahrscheinlichkeit | 3 % je Jahr | GDV, 2026 Anteil der cyberversicherten Unternehmen, die je Jahr einen Schaden melden. |
| Sicherheitsvorfall: Schaden | 43.186 € | GDV, 2026 Durchschnittlicher Schaden je gemeldetem Cyberschaden, 2025. |
| Spanne | ± 20 % auf die Stundenwerte | Erfahrungswert hagel IT Die Stundenwerte sind Schätzungen. Für die Spanne rechnet der Rechner sie 20 % niedriger und höher — Gehälter, Preise und Lizenzen bleiben fest. |
Quellen
- Statistisches Bundesamt — Arbeitskosten je geleistete Stunde 2025 (abgerufen 1.10.2026): Arbeitgeber im Produzierenden Gewerbe und im Dienstleistungsbereich zahlten 2025 durchschnittlich 45,00 € je geleistete Arbeitsstunde (Pressemitteilung vom 29.04.2026), Lohnnebenkosten eingeschlossen.
- SYNAXON IT-Servicepreisspiegel 2025 und 2026 (abgerufen 1.10.2026): Standard-Technikerstunde im Mittel 103,00 € netto, Spezialistenstunde 120,68 € (Veröffentlichung 20.01.2026, über 700 IT-Dienstleister). Teilnehmer aus DACH, Luxemburg und Italien — kein reiner Deutschland-Wert; regional reicht die Spanne von gut 90 bis rund 150 €.
- Statistisches Bundesamt — Lohnnebenkosten in Deutschland (abgerufen 1.10.2026): Auf 100 € Bruttoverdienst zahlen Arbeitgeber 29 € Lohnnebenkosten (Sozialbeiträge, Entgeltfortzahlung, Umlagen). Sachkosten des Arbeitsplatzes kommen noch dazu.
- IAB-Forum — Personalfluktuation im IAB-Betriebspanel (abgerufen 1.10.2026): Je Halbjahr gehen 5–6 % der Beschäftigten, 5–8 % kommen neu dazu. Aufs Jahr gerechnet sind das je rund 12 % Austritte und Eintritte — zusammen rund 24 % der Belegschaft (die Hochrechnung aufs Jahr ist unsere).
- GDV — Cyberversicherung: Schadenbilanz 2025 (abgerufen 1.10.2026): Rund 3 % der cyberversicherten Unternehmen melden je Jahr einen Schaden; der durchschnittliche Schaden lag bei 43.186 €. Rund 80 % der Ransomware-Fälle treffen kleine und mittlere Unternehmen. Versicherte Firmen sind eher besser geschützt — der Wert ist eine vorsichtige Untergrenze.
- Stepstone Gehaltsdaten — IT-Systemadministrator/in (abgerufen 1.10.2026): Durchschnittliches Bruttojahresgehalt einer IT-Systemadministratorin bzw. eines IT-Systemadministrators in Deutschland: rund 46.000 €.
- BMF-Schreiben „Nutzungsdauer von Computerhardware und Software“ (abgerufen 1.10.2026): Für Computerhardware kann eine Nutzungsdauer von einem Jahr angesetzt werden (Rz. 1). Das Schreiben vom 22.02.2022 ersetzt das vom 26.02.2021. Steuerlich ist das Gerät damit im ersten Jahr abgeschrieben — der Rechner verteilt den Preis trotzdem auf die tatsächliche Nutzungszeit, weil er Kosten je Monat zeigt, nicht Steuerwirkung.
- Microsoft — Microsoft 365 Business: Pläne und Preise (abgerufen 1.10.2026): Listenpreise netto je Person und Monat im Jahresabonnement.
- kjello-Preise: docs.kjello.de/leistungsumfang.json – der Rechner liest sie von dort, nicht aus eigener Liste.
Häufige Fragen
Was kostet IT pro Arbeitsplatz im Monat?
Das hängt vor allem daran, wer die Arbeit macht. Der Rechner zählt zusammen: die Zeit für Betreuung (eigenes Personal oder Systemhaus), Ein- und Austritte, Microsoft-Lizenzen (zum Beispiel Microsoft 365 Business Standard für 12,13 € je Person, Listenpreis), die Notebooks verteilt auf ihre Nutzungszeit und die Arbeitszeit, die durch Störungen verloren geht. Bei kjello kostet die Betreuung eines Arbeitsplatzes 29 € im Monat; Lizenzen und Geräte kommen zum jeweiligen Preis dazu.
Was kostet ein IT-Administrator wirklich?
Mit einem Bruttogehalt von 46.000 € (Stepstone, 2026) und rund 29 % Lohnnebenkosten kostet eine Vollzeitstelle etwa 59.340 € im Jahr. Auf 40 Wochenstunden umgelegt sind das rund 29 € je bezahlte Stunde – Urlaub, Krankheit und Weiterbildung noch nicht abgezogen.
Was kostet eine Stunde beim IT-Systemhaus?
Im Mittel rund 103 € netto für die Standard-Servicestunde (Synaxon IT-Servicepreisspiegel 2026). Dazu kommen Anfahrten und der Abrechnungstakt, die der Rechner nicht mitzählt – tragen Sie Ihren eigenen Satz ein, wenn er abweicht.
Ab wann lohnt sich ein eigener IT-Administrator?
Eine Faustregel gibt es nicht, aber eine Rechnung: Eine Vollzeitstelle kostet rund 4.950 € im Monat. Rechnen Sie mit 0,5 Stunden Betreuung je Arbeitsplatz, ist eine Stelle erst bei mehreren hundert Arbeitsplätzen mit Betreuung allein ausgelastet. Kleinere Betriebe teilen die Arbeit deshalb meist: ein Ansprechpartner im Haus, die Betreuung von außen.
Spart man mit kjello immer Geld?
Nein. Wo heute kaum Zeit in die IT fließt oder ein Systemhaus nur wenige Stunden abrechnet, ist kjello teurer – und der Rechner sagt das auch so. Was Sie dann bekommen: einen festen Betrag je Arbeitsplatz, Vertretung bei Urlaub und Krankheit und Ein- und Austritte per Klick im Portal.
